GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Tercera parte)

IV.4 Índices de auditoria:

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditoria se integrarán en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se señalan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ángulo superior derecho con lápiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de índices.

Es mediante el uso de índices como se pueden distinguir unas cédulas de otras así como clasificarlas por grupos homogéneos. De la sola lectura del índice se puede saber o identificar de que cédulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los índices deberán ser alfanuméricos, teniendo un orden lógico y flexible.
El uso de los índices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cédulas. Ésta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la consulta de determinado renglón, cifra o concepto.
A continuación se señala los índices a utilizar en la integración de los expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas.
 ÍNDICES                                                     CONCEPTO

   A                                     ANTECEDENTES DE LA REVISIÓN
   B                                     INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME Y COPIA DE                                              LAS OBSERVACIONES
   C                                     SERVICIOS PERSONALES
   D                                     RUBRO ADQUISICIONES
   E                                      RUBRO DE OBRA PÚBLICA
   F                                      FONDOS Y VALORES
   G                                     CASOS ESPECIALES
   H                                     SEGUIMIENTOS DE OBSERVACIONES

A. Antecedentes de la revisión:
Es toda aquella documentación que puede ser utilizada para conocer, planear y dirigir la revisión a efectuar, por ejemplo: orden de auditoria, carta planeación, cronograma de actividades, acta de inicio de auditoria, informes de auditorias anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemática, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas:
Comprende el informe donde se señala el resultado de la auditoria practicada, así como las observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del área revisada.

C. Servicios personales:
Comprende toda aquella revisión sobre estructura orgánica, manual de organización y procedimientos, estructura básica y no básica, control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nómina, verificación de pagos y estructura funcional, etc.

D. Rubro de adquisiciones:
Comprende el análisis de funciones y actividades en el ámbito de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios, verificaciones físicas, comités, subcomités de compras y manuales que regulen la actividad, etc.

E. Rubro de obras pública:
Integra la documentación respecto a la autorización y ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, así como manuales que regulen la actividad.

F. Fondos y valores:
Comprende la revisión a los renglones o áreas de contabilidad, tesorería, presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

G. Revisiones especiales:
Comprende la documentación de aquellas revisiones que no están consideradas en los rubros mencionados, así como auditorias no financiera tales como: Desempeño, Administrativas, Operacionales, etc.

H. Seguimiento de observaciones: 
Comprende toda aquella documentación utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas auditadas a las observaciones determinadas.
Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoria, los siguientes datos:
• La observación a la cual se da seguimiento.
• Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.
• El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
• En caso de no estar solventada la observación, incluir el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
• La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.
Al igual que las cédulas de observaciones, las cédulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del área auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditoria.
Estos conceptos no son limitativos y estarán sujetos a la situación y criterios de los responsables de las auditorias practicadas.

El anexo II se muestra la caratula que debe integrase a los expedientes o legajos de auditoria.
Si la revisión comprende más de un ejercicio, al índice del rubro se agregará un dígito comenzando por el número 1 (uno) para identificar cada período, mismo que se asignará del ejercicio más antiguo al más reciente.
Ejemplo:
D                                 Adquisiciones
D1                               Adquisiciones de 2004

La clave de las cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas, así como de la documentación soporte de las mismas se formará con el índice alfanumérico del rubro a que correspondan, más un dígito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:

D1-1      Estos índices en las cédulas, significarán que corresponde al expediente del rubro de adquisiciones (D), año de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente (D1-1)

D1-2 D1-3 Se pondrá un número consecutivo-progresivo si se integran más cédulas (D1-2, D1-3), etc.
Cuando en una revisión no se utilizan todos los índices; en el formato índice general del expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetará el orden general.

IV.5 Marcas de auditoria:
Son signos que al auditor anota en sus cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada, describiendo al calce de la misma el significado de la misma.

Marca                                                  Significado

  <                                                         Cálculo verificado.
  >                                                         Cifra cuadrada.
  Ç                      Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones,                   sumatorias, inventarios, etc.
 0                              Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.
 ¿                              Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente sólo son temporales. De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues éstos deben ser completos.
Confrontado contra registro.


Marca                                                     Significado

   &                                          Confrontado contra documentación comprobatoria en original.

   e$                                         Expediente revisado.

   d$                                        Documento integrado en expediente.

   dc$                                      Documentación comprobatoria revisada.

   CF                                       Confrontado contra evidencia física.

 Se utiliza cuando algún dato o cifra que conste en la cédula se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo: Bienes inventariados o fondos arqueados.
⊂                                           Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Obs.                                       Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se describirá en una cédula de observación.

   Sª                                        Muestra seleccionada para revisión.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores                                                                        Notas
(1)  (1)  (2 ) (2 )                                                          ( A ) ( B ) ( C )

IV.6 Cruce de papeles de trabajo
Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoria y es una de las fases principales para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer.
Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoria es el método de las flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán los datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor.

Ejemplo:    
Viene de (índice)>>>>  Cédula D1  <<<<Va hacia (índice)

Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relación en la información, lo cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o información reflejada en las cédulas de auditoria o entre ellas.