GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Primera parte)

I. OBJETIVO

Aunar criterios para la elaboración, ordenamiento y consulta de las cédulas de trabajo y la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en la auditoria.

II. DEFINICIÓN

Papeles de Trabajo: 
Es el conjunto de cédulas y documentos que contienen los datos e información obtenida por el auditor en su revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.

Cédulas de Auditoria:
 Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditoria efectuados durante la revisión, así como de los resultados obtenidos.

Documentación soporte: 
Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las cédulas de trabajo como evidencia de los hechos observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).

III. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS

Los auditores deberán analizar la documentación existente en las áreas auditadas, a fin de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.

Los auditores deberán realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:

•  Las cédulas de trabajo deberán reflejar información clara y precisa para soportar debidamente los juicios emitidos.
•  Aprovechar la información proporcionada por el área.
•  Escribir todos los datos que sean necesarios.
•  Cruzar datos que aparecen simultáneamente en dos o más cédulas de auditoria.
• No repetir las cédulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
• Las cédulas de auditoria deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de computadora, y estar firmadas por el auditor.
• Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al área responsable para su conservación y custodia.
•  El auditor deberá conservar la confidencialidad de su contenido.
• La redacción de las cédulas de auditoria debe ser clara.
•  Se debe supervisar su formulación y contenido, dejando evidencia del hecho.

IV. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

• Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores encargados de la auditoria.
• Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos:

Previo a su formulación:

• Determinar la necesidad de elaboración, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la auditoria.
•  Establecer el diseño basado en la información a obtener, así como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
• Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la documentación de las áreas auditadas, como cédulas propias.

Al formularlos:

• Elaborar cédulas sumarias por cada área, capítulo o programa de trabajo.
• Utilizar letra legible.
•  Redactar en forma clara y precisa.
•  Anotar en una columna la información que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.
•  Anotar la información conforme se obtenga.
•  Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente.
•  Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas.
• Anotar las marcas que sean necesarias.
• No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales.
• Cruzar la información entre cédulas.