GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Tercera parte)

IV.4 Índices de auditoria:

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditoria se integrarán en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se señalan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ángulo superior derecho con lápiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de índices.

Es mediante el uso de índices como se pueden distinguir unas cédulas de otras así como clasificarlas por grupos homogéneos. De la sola lectura del índice se puede saber o identificar de que cédulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los índices deberán ser alfanuméricos, teniendo un orden lógico y flexible.
El uso de los índices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cédulas. Ésta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la consulta de determinado renglón, cifra o concepto.
A continuación se señala los índices a utilizar en la integración de los expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas.
 ÍNDICES                                                     CONCEPTO

   A                                     ANTECEDENTES DE LA REVISIÓN
   B                                     INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME Y COPIA DE                                              LAS OBSERVACIONES
   C                                     SERVICIOS PERSONALES
   D                                     RUBRO ADQUISICIONES
   E                                      RUBRO DE OBRA PÚBLICA
   F                                      FONDOS Y VALORES
   G                                     CASOS ESPECIALES
   H                                     SEGUIMIENTOS DE OBSERVACIONES

A. Antecedentes de la revisión:
Es toda aquella documentación que puede ser utilizada para conocer, planear y dirigir la revisión a efectuar, por ejemplo: orden de auditoria, carta planeación, cronograma de actividades, acta de inicio de auditoria, informes de auditorias anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemática, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas:
Comprende el informe donde se señala el resultado de la auditoria practicada, así como las observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del área revisada.

C. Servicios personales:
Comprende toda aquella revisión sobre estructura orgánica, manual de organización y procedimientos, estructura básica y no básica, control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nómina, verificación de pagos y estructura funcional, etc.

D. Rubro de adquisiciones:
Comprende el análisis de funciones y actividades en el ámbito de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios, verificaciones físicas, comités, subcomités de compras y manuales que regulen la actividad, etc.

E. Rubro de obras pública:
Integra la documentación respecto a la autorización y ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, así como manuales que regulen la actividad.

F. Fondos y valores:
Comprende la revisión a los renglones o áreas de contabilidad, tesorería, presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

G. Revisiones especiales:
Comprende la documentación de aquellas revisiones que no están consideradas en los rubros mencionados, así como auditorias no financiera tales como: Desempeño, Administrativas, Operacionales, etc.

H. Seguimiento de observaciones: 
Comprende toda aquella documentación utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas auditadas a las observaciones determinadas.
Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoria, los siguientes datos:
• La observación a la cual se da seguimiento.
• Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.
• El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
• En caso de no estar solventada la observación, incluir el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
• La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.
Al igual que las cédulas de observaciones, las cédulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del área auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditoria.
Estos conceptos no son limitativos y estarán sujetos a la situación y criterios de los responsables de las auditorias practicadas.

El anexo II se muestra la caratula que debe integrase a los expedientes o legajos de auditoria.
Si la revisión comprende más de un ejercicio, al índice del rubro se agregará un dígito comenzando por el número 1 (uno) para identificar cada período, mismo que se asignará del ejercicio más antiguo al más reciente.
Ejemplo:
D                                 Adquisiciones
D1                               Adquisiciones de 2004

La clave de las cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas, así como de la documentación soporte de las mismas se formará con el índice alfanumérico del rubro a que correspondan, más un dígito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:

D1-1      Estos índices en las cédulas, significarán que corresponde al expediente del rubro de adquisiciones (D), año de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente (D1-1)

D1-2 D1-3 Se pondrá un número consecutivo-progresivo si se integran más cédulas (D1-2, D1-3), etc.
Cuando en una revisión no se utilizan todos los índices; en el formato índice general del expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetará el orden general.

IV.5 Marcas de auditoria:
Son signos que al auditor anota en sus cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada, describiendo al calce de la misma el significado de la misma.

Marca                                                  Significado

  <                                                         Cálculo verificado.
  >                                                         Cifra cuadrada.
  Ç                      Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones,                   sumatorias, inventarios, etc.
 0                              Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.
 ¿                              Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente sólo son temporales. De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues éstos deben ser completos.
Confrontado contra registro.


Marca                                                     Significado

   &                                          Confrontado contra documentación comprobatoria en original.

   e$                                         Expediente revisado.

   d$                                        Documento integrado en expediente.

   dc$                                      Documentación comprobatoria revisada.

   CF                                       Confrontado contra evidencia física.

 Se utiliza cuando algún dato o cifra que conste en la cédula se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo: Bienes inventariados o fondos arqueados.
⊂                                           Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Obs.                                       Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se describirá en una cédula de observación.

   Sª                                        Muestra seleccionada para revisión.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores                                                                        Notas
(1)  (1)  (2 ) (2 )                                                          ( A ) ( B ) ( C )

IV.6 Cruce de papeles de trabajo
Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoria y es una de las fases principales para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer.
Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoria es el método de las flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán los datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor.

Ejemplo:    
Viene de (índice)>>>>  Cédula D1  <<<<Va hacia (índice)

Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relación en la información, lo cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o información reflejada en las cédulas de auditoria o entre ellas.

GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Segunda parte)

IV.1 Clasificación de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se clasifican en:

A. Expediente continuo de auditoria o archivo permanente.

Está integrado por un conjunto de documentos y cédulas que se localizan en uno o varios legajos especiales y sirve de apoyo en auditorias posteriores; su consulta evita que se duplique la transcripción innecesaria de cédulas, por lo que su conformación inicia desde la etapa de planeación de la auditoria, al obtener información general de las áreas susceptibles a evaluar, (direcciones de área) como: la estructura orgánica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información; incorporando los objetivos de auditoria y el programa específico de revisión.

B. Expediente de papeles de trabajo actuales.

El auditor deberá elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisión y sirven para:

•  Construir una prueba de validez de la opinión plasmada en el informe de auditoria.
•  Respaldar el avance del programa de auditoria y el logro de los objetivos de la revisión.
•  Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, cédulas de discusión de observaciones y cédula de marco conceptual.

Cédula sumaria:
Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas.

Cédula analítica:
Describe un procedimiento de auditoria desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los diversos tipos de auditoria que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así como las marcas y notas explicativas de auditoria.
Cédula subanalítica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algún concepto y para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cédula analítica de auditoria
.
Cédula de discusión de observaciones:
Sólo se debe formular previa autorización del superior jerárquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias a seguir en relación con el resultado obtenido de la auditoria; siendo útil al área auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administración.

También se señalan los puntos de vista del titular del área auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cédulas debe darse a conocer a los titulares de las áreas auditadas, a través del informe de auditoria respecto al resultado de la revisión efectuada y poder decidir cual será la opción tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisión.

Cédula de marco conceptual: 
Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdrá para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deberá prepararse al inicio de la auditoria por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisión.
Es importante señalar que cualquier modificación significativa en la revisión realizada deberá ser considerada en esta cédula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisión que se llevó a cabo.

IV.2 Características de las cédulas de auditoria.
Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las observaciones encontradas, la conclusión a que se llegó, la fuente de datos, marcas e índices, así como el cruce o conexión con otras cédulas.

Que se entienda:
Deberá ser de fácil interpretación al enfoque de la revisión, de los procedimientos que se aplicaron, así como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo respaldan.

De fácil lectura:
Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra legible, a fin de facilitar la lectura.

Objetiva:
Se tiene que asentar únicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los registros contables o en la documentación comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicación de los procedimientos efectuados, si contienen las cédulas suposiciones, sospechas o consideraciones personales se indicarán claramente en la misma situación.

IV.3 Estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo

Las cédulas de auditoria deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qué se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, y deberá utilizarse el formato señalado en el anexo I, sus componentes son:

Encabezado de la cédula:
Incluye los datos de identificación que se deben anotar en la parte superior de las cédulas y contiene los siguientes datos:
• Nombre del área sujeta a revisión.
• Nombre específico del rubro, concepto u operación a revisar.
• Nombre específico del procedimiento.
• Tipo de cédula que se elabora.
• Iniciales y fecha del auditor que elaboró la cédula.
• Iniciales y fecha del auditor que supervisó la cédula.

Cuerpo de la cédula:
Comprende el resultado de la revisión, indicando entre otros aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la información solo cuando se considere necesario.

Pie de la cédula:
Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la firma del auditor que elaboró y la fecha en que supervisó el papel de trabajo.

La fuente de datos:
Es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos, expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elaboró y supervisó la cédula y observaciones anotadas en la cláusula de auditoria.

GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Primera parte)

I. OBJETIVO

Aunar criterios para la elaboración, ordenamiento y consulta de las cédulas de trabajo y la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en la auditoria.

II. DEFINICIÓN

Papeles de Trabajo: 
Es el conjunto de cédulas y documentos que contienen los datos e información obtenida por el auditor en su revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.

Cédulas de Auditoria:
 Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditoria efectuados durante la revisión, así como de los resultados obtenidos.

Documentación soporte: 
Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las cédulas de trabajo como evidencia de los hechos observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).

III. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS

Los auditores deberán analizar la documentación existente en las áreas auditadas, a fin de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.

Los auditores deberán realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:

•  Las cédulas de trabajo deberán reflejar información clara y precisa para soportar debidamente los juicios emitidos.
•  Aprovechar la información proporcionada por el área.
•  Escribir todos los datos que sean necesarios.
•  Cruzar datos que aparecen simultáneamente en dos o más cédulas de auditoria.
• No repetir las cédulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
• Las cédulas de auditoria deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de computadora, y estar firmadas por el auditor.
• Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al área responsable para su conservación y custodia.
•  El auditor deberá conservar la confidencialidad de su contenido.
• La redacción de las cédulas de auditoria debe ser clara.
•  Se debe supervisar su formulación y contenido, dejando evidencia del hecho.

IV. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

• Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores encargados de la auditoria.
• Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos:

Previo a su formulación:

• Determinar la necesidad de elaboración, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la auditoria.
•  Establecer el diseño basado en la información a obtener, así como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
• Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la documentación de las áreas auditadas, como cédulas propias.

Al formularlos:

• Elaborar cédulas sumarias por cada área, capítulo o programa de trabajo.
• Utilizar letra legible.
•  Redactar en forma clara y precisa.
•  Anotar en una columna la información que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.
•  Anotar la información conforme se obtenga.
•  Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente.
•  Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas.
• Anotar las marcas que sean necesarias.
• No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales.
• Cruzar la información entre cédulas.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Y SUS RECOMENDACIONES.

El informe de Auditoria Interna

Normas y aspectos a considerar

El auditor interno debe preparar sus informes por escrito para comunicar los resultados de cada auditoria realizada en su organización.

Oportunidad y Presentación

Los informes deben emitirse lo más pronto posible para que su contenido pueda ser utilizado oportunamente por los funcionarios de la administración.  Este debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate.

El auditor interno debe estar consciente de que la preparación del informe final de auditoria es una de las fases más importantes y complejas de la auditoria, por lo que requiere de extremo cuidado en su realización. La capacidad y habilidad del auditor en la redacción de éste, son decisivas en el logro de sus objetivos para que pueda cumplir con el propósito de brindarle al lector los elementos que permitan conocer de forma fácil los resultados del trabajo.

El estilo de redacción es muy propio de cada persona, no obstante, el auditor debe tener en cuenta al preparar sus informes aspectos tales como:

Hacer uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible, persuasivo, evitando la repetición excesiva de vocablos y utilizando palabras comunes y de uso generalizado.

·        Revisar minuciosamente los P/T antes de la realización del informe.

·        Utilizar adecuadamente los signos de puntuación.

·        El tono que se utilice debe ser significante teniendo en cuenta el tacto, estilo impersonal y la crítica constructiva.

·        Los resultados deben aparecer ordenados por su importancia y significación.

·        Se deben incluir solamente los hechos importantes, no se debe detallar lo auditado en exceso.

·         No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente.

Las recomendaciones del informe de auditoria.

El auditor interno reflejará el resultado de la labor de Auditoria Interna en las recomendaciones que brinde para obtener mejoras en el área auditada. Se deben formular en tono constructivo, dirigidas a mejorar el sistema de Control Interno y a corregir errores y deficiencias encontradas en las operaciones evaluadas en el transcurso de una auditoria operativa.

Las recomendaciones deben cumplir los siguientes requisitos:

·        Que presenten solución a la deficiencia reportada.

·        Los efectos deben coadyuvar con el mejoramiento del funcionamiento general de toda la institución o segmento auditado.

·        Que ataquen la causa, muestren una acción específica y dirigida a quien debe realizar la acción.

·        Que sean viables, es decir que exista la posibilidad de llevar la recomendación a la práctica.

·        Que sean comprensibles, que se expliquen por sí mismas.

NOTA:

Los hechos y la información obtenida en el transcurso de la auditoria deben ser comentados con los funcionarios responsables a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier información adicional y de esta forma lograr cualquier acción correctiva que sea necesaria.

TÉCNICAS DE AUDITORIA.

Muestreo y otras técnicas de Auditoria

El auditor interno debe dominar las principales técnicas de muestreo con el fin de seleccionar la muestra adecuada para verificar las operaciones.

El muestreo estadístico puede ser:

·        Aleatorio: se determinan los elementos al azar.

·        Sistemático: se determinan elementos mediante un intervalo constante entre una selección y otra.

·        El muestreo no estadístico o de estimación puede ser:

·        Al azar: es el método de uso más generalizado, en él se selecciona completamente al azar una muestra dentro del universo.

·        Por bloques: se escoge inicialmente uno o varios grupos de elementos contiguos como muestra, estas muestras no suelen ser económicas, ya que cada grupo de elementos contiguos constituye únicamente una unidad de muestreo.

·        Estratificado: significa clasificar la población o universo en estratos o subgrupos, aplicándose el muestreo a cada sub-grupo, este se aplica fundamentalmente en un muestreo en bloque.

·        La técnica de selección para muestreo más aconsejable es la selección aleatoria o al azar, ya que asegura que todas las operaciones, dentro del universo o dentro de cada estrato, tengan la misma posibilidad de selección.

El auditor interno debe tener en cuenta al planear los tamaños de las muestras los siguientes factores:

El Control Interno: éste forma parte de la decisión del auditor debido a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria varía dentro de ciertos límites, inversamente con la efectividad del Control Interno, por lo general se necesitan tamaños de muestras relativamente mayores para las auditorias en las actividades con controles internos pobres que para aquellas con un buen Control Interno.

La importancia del área: este factor es importante cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios, mientras más importante sea el área que se está comprobando se necesitará más evidencia.

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA.

Papeles de Trabajo

Los P/T conforman el conjunto de documentos donde el auditor interno recopila, analiza y comenta la información y evidencias captadas, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones a que ha llegado.

Los P/T constituyen el vínculo entre el trabajo planeado, lo ejecutado y el informe que se elabora, estos deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se emiten en el informe, pueden ser en formato papel, audiovisual o digital, los documentos de la entidad auditada o fotocopia de los mismos también se consideran P/T.

El auditor interno debe tener en cuenta que los requisitos principales de los P/T son:

·        Expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la Auditoria Interna.

·        Ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

·        Suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la Auditoria Interna, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales.

·        Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuados.

·    Contener la identificación o leyenda del significado de las marcas de revisión utilizadas por los Auditores Internos.

·        En la elaboración de los P/T es recomendable que el auditor interno utilice marcas o símbolos para dejar constancia de los actos ejecutados, lo que permitirá que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas.

·        Contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

EVIDENCIA DE AUDITORIA Y SUS CLASIFICACIONES.

La evidencia se puede clasificar en:

Evidencia física: Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales.

 Evidencia documental: Puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización. Las externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorias externas y otras informaciones  de terceros. Las internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, políticas y procedimientos internos.

Evidencia testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Estas manifestaciones pueden resultar más importantes que cualquier cuestionario.

Evidencia analítica: Surge del análisis y verificación de los datos. También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o niveles propios del sector al que pertenece la organización.

Evidencia informática: Puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, tecnologías y personal de informática.

Es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos son satisfactoriamente comprobados.

Es competente cuando la evidencia es válida y confiable. De lo contrario debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación como una limitación en el alcance de la Auditoria Interna.

 Es relevante si guarda una relación lógica y patente con el hecho. Si se puede usar para refutar o sustentar un hecho.

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS.

Una forma de que el auditor obtenga información acerca del funcionamiento del control interno de la empresa será la indagación, la observación, la revisión de los manuales de contabilidad y de procedimiento e instrucciones internas, así como conversaciones con los ejecutivos responsables de ciertas áreas de la organización. Así mismo, debe estudiar y evaluar los controles internos existentes, como base de confianza en los mismos y para determinar el alcance de las pruebas de auditoria a realizar.

Para documentar adecuadamente el método de evaluación del sistema de control interno de la empresa, el auditor puede utilizar ciertos medios que le pueden servir como constancia de haber efectuado tal evaluación. Los medios mas utilizados son:

El sistema descriptivo

Este método se basa en la determinación detallada de las características del sistema que se está evaluando. Se describen procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y departamentos que intervienen en el sistema

Este método presenta algún inconveniente, dado que muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sintética, originando que algunas debilidades en el control no queden expresadas en la descripción. Puede ser un método a emplear en empresas de pequeño tamaño, donde no existen grandes complejidades en el control.

Diagramas de flujos

El auditor puede optar por describir los procedimientos y las técnicas en forma narrativa, pero en la mayoría de los casos, su labor se ve simplificada por el uso de gráficos de movimiento de transacciones; es decir, por flujogramas.

Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones administrativas y contables, precisando qué documentos básicos se utilizan, de qué servicios emanan y quiénes son los que los realizan. Permite registrar el flujo de información desde una fuente original de entrada, a través de una serie de etapas de procesamiento, hasta alguna condición de salida o un informe para la dirección. También, a través del diagrama de flujos, es posible mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro del sistema.

Los cuestionarios

Es uno de los métodos más extendidos, el cual se basa en una encuesta sistemática presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema, y en la que una respuesta negativa evidencia una ausencia de control. Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos del control sean considerados. Pero, tiene el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas, restrictivas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces. Esto no permite distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia.

Desde la visión del estudio y evaluación del sistema de control interno, precisar que en la intervención del auditor en una empresa, y como cuestión previa a la ejecución de la auditoria, uno de los puntos de mayor importancia es el estudio y la valoración del sistema de control interno con que cuenta la empresa.

El control interno 

Se puede definir como el plan organizativo y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por la dirección para asegurar, en la medida de lo posible, el adecuado y eficaz desarrollo de su actividad, incluido el cumplimiento de las políticas gerenciales, la custodia de los activos, la prevención y la detección de fraudes y errores, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna preparación.

La importancia de este control interno está en el hecho de que el auditor, en las empresas de gran tamaño, no puede llevar a cabo una verificación completa y exhaustiva de todos los documentos y operaciones que se han obtenido a través de fórmulas de muestreo y estadística, que le permitan formarse un juicio.

La credibilidad que puede dar un buen sistema de control interno sobre las operaciones y su correspondiente forma de anotación contable puede ser para él una garantía en el desarrollo de su función, contribuyendo a simplificarla.

OBJETIVOS Y CLASIFICACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS.

Entre los más relevantes podemos indicar los siguientes:

a) Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones específicas o generales de la dirección.

b) Que todas las transacciones se registren sin tardanza, por su importe correcto, en las cuentas adecuadas y en el período contable en que tienen lugar.

c) Que el acceso a los activos se permita sólo con la autorización de la dirección.

d) Que las cifras contables de los activos se comparen con las existentes con una periodicidad razonable, y que se tomen las medidas adecuadas en relación con las diferencias que puedan presentarse.

Los procedimientos para alcanzar estos objetivos pueden incluir la comprobación de la exactitud aritmética de los registros, la realización de conciliaciones, control de cuentas y balances de comprobación, aprobación y control de documentos; comprobación con fuentes externas de información, etc. Se dividen en controles administrativo y controles contables:

Los controles administrativos

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados con la eficiencia de las operaciones, con el cumplimiento de las normas internas y con el proceso de toma de decisiones.

Los controles contables

Comprenden los sistemas de organización y todos los procedimientos que de alguna forma tienen que ver con la protección del patrimonio empresarial y la fiabilidad de los datos contables y que tienen como cometido asegurar que se cumplen los objetivos del sistema de control interno.

El auditor debe centrar su trabajo en los controles contables, por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de los informes financieros, pero si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.