Procedimientos y Técnicas de Auditoria de Gestión.

Los procedimientos de Auditoria son operaciones específicas que se aplican en una Auditoria e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias de manera que los procedimientos podemos definirlos como la descripción de los actos que el auditor realizará en el cumplimiento del Programa de la Auditoria que está ejecutando.

Las técnicas de Auditoria son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión; en cambio las prácticas de Auditoria constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.
Las técnicas de Auditoria más utilizadas para reunir evidencia son:
Técnicas de Verificación ocular Técnicas de verificación oral Técnicas de verificación escrita Técnicas de verificación documental Técnicas de verificación física
Comparación Indagación Análisis Comprobación Inspección
Observación Entrevista Confirmación Computación
Encuesta Tabulación Rastreo
Conciliación Revisión selectiva

Técnicas de verificación ocular
Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos.
Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.
Técnicas de verificación oral

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.

Técnicas de verificación escrita y documental
Analizar, es la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes.

Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.
Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.

Técnicas de verificación física
Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a realizar en el transcurso del trabajo, influye notablemente la apreciación que capte el auditor sobre la confiabilidad del control interno que tiene establecido la entidad.

Propósitos de la Auditoria de Gestión:

• Aplicar políticas idóneas para efectuar sus adquisiciones.
• Adquirir el tipo de recurso que se requiere, con la calidad y en la cantidad apropiados, cuando se necesitan y al menor costo posible.
• Proteger y conservar adecuadamente los recursos.
• Evitar la duplicación de esfuerzos del personal y el trabajo de previa o ninguna utilidad.
• Evitar el óseo o el exceso del personal.
• Utilizar procedimientos operativos eficientes.
• Emplear la menor cantidad posible de recursos (preservar instalaciones) para producir bienes o prestar servicios, en las cantidades, calidad y oportunidades apropiadas.
• Cumplir las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la adquisición salvaguarda y uso de sus recursos.
• Establecer un sistema de control adecuado para medio, preparar informes y alertar o amonestar su ejecución en términos de economía y eficiencia.
• Proporcionar informes relacionados con la economía y eficiencia que son válidos y confiables.

1.12 Alcance de la Auditoria de Gestión

Se pueden identificar los aspectos que se revisan mediante la Auditoria de Gestión, así como la información y los fines que persigue dicha Auditoria y se detallan a continuación:
EXAMINA
1. Objetivos - Planes, Políticas, Métodos, Normas, etc.
2. Estructura Organizativa de la Empresa.
3. Uso de los recursos físicos y humanos.
INFORMA
Sobre la eficiencia o ineficiencia de la actuación administrativa con el objetivo de medir el logro de los objetivos estratégicos.
FINES
1. Aumento de la calidad.
2. Resaltar oportunidades.
3. Eliminar desperdicios y pérdidas.
4. Observar la realización de los controles.
5. Asegurarse de que las políticas y procedimiento sean bien empleados.
6. Vigilar el cumplimiento de objetivos y planes de la Empresa.
7. Estudiar con amplio sentido de colaboración nuevas ideas e innovaciones que conduzcan a la excelencia administrativa.
En conclusión, la Auditoria de Gestión ayuda a la Administración a disminuir costos y aumentar utilidades, a aprovechar mejor los Recursos Humanos y Materiales para lograr los objetivos para los cuales fue creada la Empresa.

Programas de Auditoria

Un Programa de Auditoria es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. También es un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles existentes con criterios de Auditoria y, recolectar evidencia para sustentar las observaciones de Auditoria. Los Programas de Auditoria proporcionan una base para la asignación de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son más fáciles de preparar cuando los procedimientos de Auditoria han sido identificados.

El Programa de Auditoria es preparado por el Auditor Encargado y el Supervisor, el que señala las Áreas específicas que deben ser cumplidas por el equipo de Auditoria para llevar a cabo el examen, los responsables de su ejecución, así como los plazos fijados para cada actividad.
Los Programas de Auditoria correctamente elaborados resultan fundamentales para cumplir con las responsabilidades en forma eficiente. Su utilización proporciona lo siguiente:
• Un plan sistemático para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el personal involucrado en la Auditoria.
• Una base apropiada para la asignación de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.
• Medio para comparar el rendimiento del equipo de Auditoria con relación a los planes aprobados y normas complementarías establecidas.
• Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en Auditoria.
• Ayuda al supervisor de la Auditoria a disminuir el trabajo de supervisión directa.

Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una dirección eficiente de los esfuerzos de Auditoria; por ello no deben utilizarse como una lista de comprobación para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima la iniciativa, imaginación y recursos en el logro de los objetivos previstos.

Campo de Acción de la Auditoria de Gestión.

Siempre bajo la visión de las funciones o actividades de las empresas o instituciones, podemos indicar que es aplicable la Auditoria de Gestión a la evaluación de la GESTIÓN, la que tradicionalmente se conocía como ADMINISTRACIÓN. Hoy en día la administración por su concepción limitante, rígida, no acorde con los tiempos cambiantes de flexibilización, integración, cooperación ha evolucionado hacia la nueva concepción de GESTIÓN MODERNA de las organizaciones; es decir, aplicando la planificación estratégica, fijación de objetivos y metas, coordinación y acuerdos, estableciendo los círculos de calidad, o sea, mediante la organización horizontal. Observamos el campo de acción de este tipo de Auditoria, aquí se indica que va dirigida a la función de "Organización, administración, gestión y control".

Este tipo de Auditoria se dirige en forma selectiva a actividades y materias que, desde el punto de vista económico o por sus características se consideren convenientes, para lo cual se tomaran como base los elementos siguientes:
Economía: El concepto de economía evalúa si los resultados se están obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.

Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que respecto a los Activos Fijos, los Inventarios y la Fuerza de Trabajo se tenga en cuenta que:
• No se compre, gaste y pague más de lo necesario. Para conocer si la entidad cumple con lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar si entre otros aspectos, se invierten racionalmente los recursos.
• Utiliza la fuerza de trabajo adecuada y necesaria.
• Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.
El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.

Eficiencia: Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.
Equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.
Entre otros debe lograr:
1 Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajusten a las mismas.
2 Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos.
3 Que las normas de trabajo sean correctas,
4 Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas,
5 Que se cumplan los parámetros técnico productivo, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida, y
6 Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea la necesaria y conveniente para la actividad.
Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no sólo por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o el servicio prestado.

El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos y materiales en el desempeño de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó el trabajo.

Eficacia: Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.

Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad por lo que debe comprobarse:
1. Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperada.
2. Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con periodos anteriores para determinar progresos o retrocesos.
La interrelación de estos elementos (Economía, Eficiencia, Eficacia), debe incidir sobre el criterio del auditor en cuanto a la costeabilidad, o sea la obtención de los efectos deseados al menor costo, ya que la Auditoria de Gestión no constituye un simple análisis económico de la Entidad, sino que responde a un análisis más profundo, al no limitarse sólo a mostrar cifras o explicaciones. Ésta debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas anti económicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento.
Según lo expresado en la resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba es de necesidad vital lograr la economía, eficiencia y eficacia de nuestras empresas, ya que:
Economía: Insumos correctos al menor costo.
Eficiencia: Resultados que brindan efectos deseados.
Eficacia: Insumos que produzcan los mejores resultados al menor costo.
Por eso es muy importante que el auditor comprenda claramente el significado de los términos de Economía, Eficiencia y Eficacia, así como el alcance de los mismos, en cuanto a la planificación, uso y control de los recursos humanos, financieros y materiales de que dispone la Entidad, pues sólo así el auditor estará en condiciones de preparar un programa encaminado a medir su comportamiento y a valorar su interrelación. Estos tres elementos deben relacionarse entre sí, al ser expuestos los resultados de la Entidad en el informe final del auditor.


La Auditoria de Gestión es un recurso auxiliar vital en el análisis de las situaciones presente y futura de la empresa, la misma apunta al futuro, ayuda a la dirección de una empresa a alcanzar los objetivos y a adaptarse a los cambios del entorno. Este tipo de Auditoria permite que una empresa adapte sus recursos humanos principales a las condiciones cambiantes del entorno de los negocios.

Varias definiciones de auditoria de gestión u operativa.

Hoy en día la Auditoria sigue evolucionando hacia una orientación que, además de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la Entidad. A este nuevo enfoque se le ha denominado, entre otros, Auditoria de Gestión.

En el ámbito internacional se le han concedido diferentes denominaciones análogas a la Auditoria de Gestión, pero en esencia los objetivos que se persiguen en todos los casos son coincidentes, siendo las más conocidas las siguientes: Auditoria de las tres “E”, Auditoria Operacional, Auditoria Operativa, Auditoria de Desempeño, entre otras.

Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de Auditoria de Gestión. Veamos algunas de éstas:

Eduardo Hevia Vázquez la define como: “Un examen realizado por auditores y según las técnicas y métodos de Auditoria del conjunto o de parte de las áreas, funciones o actividades de una organización, comprobando la eficiencia y adecuación de su Sistema de Control Interno”.

Norbeck: “La Auditoria de Gestión es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.
William P. Leonard: “La Auditoria de Gestión puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.

Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.

Fernández Arena, J.A sostiene que: “es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución”.

Auditoria de Gestión: Consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas (Según Resolución 44 / 1990 y Decreto – Ley 159 / 1995).
La administración debe ser capaz de lograr que los demás hagan lo que tienen que hacer, lo que consigue que el servicio se obtenga con eficacia y que llegue oportunamente al cliente para lo cual administra todos los recursos disponibles con economía y eficacia y hace que otros realicen el trabajo necesario.

El concepto dado sobre el tema por los autores Cook y Winkle, dice que:
“La Auditoria Operacional es un amplio examen y una evaluación de las operaciones del negocio con el fin de informar a la administración si las diversas operaciones se llevan a cabo o no de manera que cumplan con las políticas establecidas dirigidas hacia los objetivos de la administración. En la Auditoria está incluida la evaluación del uso eficiente de los recursos tanto humanos como físicos, así como una evaluación de varios procedimientos de operación. La Auditoria también debe incluir recomendaciones de soluciones a problemas y métodos para aumentar la eficiencia de las utilidades.”

Joaquín Rodríguez Valencia plantea que : “La Auditoria de Gestión se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan y determinar qué condiciones pueden mejorarse.

Según Thierauf: “la Auditoria de Gestión tiene que ver con la evaluación de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones generales de planeación, organización, dirección y control, y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.

De acuerdo al Manual de Procedimientos de Empresas y Sociedades del Estado: “Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organización o entidad, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurídicas en cada caso”.
El Institute of International Auditors expresó en su Statement of Responsibilities de 1947, que: “la Auditoría de Gestión tiene que ver con la evolución de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización y control, logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización”.

Aspectos generales sobre Auditoria Interna Operativa.

En este enlace podrás encontrar aspectos generales sobre auditoria interna operativa, un ejemplo de programa de trabajo para el ciclo de compras y otro para el ciclo de ventas, además de algunos datos importantes para realizar el informe.


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