GUÍA PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO (Segunda parte)

IV.1 Clasificación de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se clasifican en:

A. Expediente continuo de auditoria o archivo permanente.

Está integrado por un conjunto de documentos y cédulas que se localizan en uno o varios legajos especiales y sirve de apoyo en auditorias posteriores; su consulta evita que se duplique la transcripción innecesaria de cédulas, por lo que su conformación inicia desde la etapa de planeación de la auditoria, al obtener información general de las áreas susceptibles a evaluar, (direcciones de área) como: la estructura orgánica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información; incorporando los objetivos de auditoria y el programa específico de revisión.

B. Expediente de papeles de trabajo actuales.

El auditor deberá elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisión y sirven para:

•  Construir una prueba de validez de la opinión plasmada en el informe de auditoria.
•  Respaldar el avance del programa de auditoria y el logro de los objetivos de la revisión.
•  Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, cédulas de discusión de observaciones y cédula de marco conceptual.

Cédula sumaria:
Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas.

Cédula analítica:
Describe un procedimiento de auditoria desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los diversos tipos de auditoria que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así como las marcas y notas explicativas de auditoria.
Cédula subanalítica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algún concepto y para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cédula analítica de auditoria
.
Cédula de discusión de observaciones:
Sólo se debe formular previa autorización del superior jerárquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias a seguir en relación con el resultado obtenido de la auditoria; siendo útil al área auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administración.

También se señalan los puntos de vista del titular del área auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cédulas debe darse a conocer a los titulares de las áreas auditadas, a través del informe de auditoria respecto al resultado de la revisión efectuada y poder decidir cual será la opción tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisión.

Cédula de marco conceptual: 
Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdrá para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deberá prepararse al inicio de la auditoria por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisión.
Es importante señalar que cualquier modificación significativa en la revisión realizada deberá ser considerada en esta cédula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisión que se llevó a cabo.

IV.2 Características de las cédulas de auditoria.
Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las observaciones encontradas, la conclusión a que se llegó, la fuente de datos, marcas e índices, así como el cruce o conexión con otras cédulas.

Que se entienda:
Deberá ser de fácil interpretación al enfoque de la revisión, de los procedimientos que se aplicaron, así como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo respaldan.

De fácil lectura:
Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra legible, a fin de facilitar la lectura.

Objetiva:
Se tiene que asentar únicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los registros contables o en la documentación comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicación de los procedimientos efectuados, si contienen las cédulas suposiciones, sospechas o consideraciones personales se indicarán claramente en la misma situación.

IV.3 Estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo

Las cédulas de auditoria deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qué se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, y deberá utilizarse el formato señalado en el anexo I, sus componentes son:

Encabezado de la cédula:
Incluye los datos de identificación que se deben anotar en la parte superior de las cédulas y contiene los siguientes datos:
• Nombre del área sujeta a revisión.
• Nombre específico del rubro, concepto u operación a revisar.
• Nombre específico del procedimiento.
• Tipo de cédula que se elabora.
• Iniciales y fecha del auditor que elaboró la cédula.
• Iniciales y fecha del auditor que supervisó la cédula.

Cuerpo de la cédula:
Comprende el resultado de la revisión, indicando entre otros aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la información solo cuando se considere necesario.

Pie de la cédula:
Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la firma del auditor que elaboró y la fecha en que supervisó el papel de trabajo.

La fuente de datos:
Es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos, expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elaboró y supervisó la cédula y observaciones anotadas en la cláusula de auditoria.