Una responsabilidad fundamental de un
administrador de empresas es controlar las operaciones.
Los propietarios fijan las metas, contratan a
los gerentes para que dirijan las acciones y reclutan a empleados para que lleven a cabo los
planes del negocio. El control interno es el plan organizacional y todas las medidas
correlativas diseñadas para:
1. Salvaguardar los activos. Una compañía debe proteger sus activos; de lo
contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo,
el más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.
2. Motivar a los empleados para que sigan las
políticas de la compañía. En una organización, todo el mundo necesita trabajar
hacia las mismas metas.
Es importante que la empresa identifique las
políticas que ayuden a alcanzar las metas de la compañía. Estas políticas
también son importantes para la empresa, de tal modo que todos los clientes
sean tratados de una forma similar, y de que los resultados se midan con
eficacia.
3. Promover la eficiencia operativa. Las empresas no pueden darse el gusto de
desperdiciar recursos. Si en la misma trabajan duramente buscando ventas y no
quieren desperdiciar ninguno de los beneficios
y se puede comprar un DVD
de capacitación específico en $3, ¿por qué
pagar $4? Se deben reducir los gastos para aumentar las utilidades de la
empresa.
4. Asegurar registros contables exactos y
confiables. La existencia de buenos registros resulta esencial.
Sin registros confiables, los administradores no sabrían qué parte de la
empresa es rentable y cuál necesita mejoría. La empresa podría estar perdiendo
dinero en cada DVD vendido sin darse cuenta de ello —a menos de que mantenga
buenos registros para el costo de sus productos.
Los componentes del control interno.
Una empresa puede lograr sus objetivos de
control interno mediante la aplicación de cinco componentes.
·
Supervisión de controles
·
Sistema de información
·
Procedimientos de control
·
Ambiente de control
·
Evaluación del riesgo
Supervisión de controles
Las compañías contratan auditores para que
vigilen sus controles. Los auditores internos son empleados de la empresa, quienes aseguran
que los trabajadores de la compañía sigan las políticas del negocio y que las
operaciones se realicen con eficacia. Estos auditores internos también determinan
si la empresa está cumpliendo los requisitos legales que regulan los controles
internos para Salvaguardar los activos. Los auditores externos son contadores externos completamente
independientes de la compañía. Evalúan los controles para asegurarse de que los
estados financieros se presenten —razonablemente— de acuerdo con los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y sugieren mejoras para ayudar
a la empresa.
Sistema de información
Como hemos visto, el sistema de información es
fundamental. Los tomadores de decisiones necesitan información precisa para dar
un seguimiento a los activos, así como para medir las utilidades y las
pérdidas.
Procedimientos de control
Éstos son aquellos procedimientos que se
diseñan para asegurarse de que se logren las metas de la empresa. La siguiente sección expone los
procedimientos de control interno.
Ambiente de control
El ambiente de control es el “tono en la cima”
de la empresa. Empieza con el propietario o con el director general y con la
alta gerencia. Ellos deben comportarse de una forma honesta para dar el buen
ejemplo a los empleados de la compañía. Cada uno de ellos debe demostrar la
importancia de los controles internos, si espera que los empleados tomen los
controles con seriedad.
Evaluación del riesgo
Una compañía debe identificar sus riesgos. Por
ejemplo, Kraft Foods se enfrenta al riesgo de que sus productos
alimenticios dañen a la gente; los aviones de American Airlines pueden estrellarse; y Sony se enfrenta a los riesgos de una transgresión a
los derechos de autor. Todas las empresas se enfrentan al riesgo de quiebra.
Los negocios que se enfrentan a dificultades se sienten tentados a falsificar
los estados financieros para verse mejor de lo que realmente están.
Procedimientos de control interno.
Personal competente, confiable y con ética
Los empleados deberían ser competentes,
confiables y tener ética. El hecho de pagar buenos salarios atraerá a empleados
de alta calidad. Los empleados también tienen que capacitarse para hacer bien
su trabajo y sus labores deben ser supervisadas adecuadamente.
Asignación de responsabilidades
En una empresa con buenos controles internos,
ninguna tarea de importancia se pasa por alto. Cada empleado tiene ciertas
responsabilidades. En Smart Touch, Sheena Bright es el presidente. Suponga que
ella se encarga de girar los cheques para controlar los pagos de efectivo. Ella
permite que Andrew, su hermano, lleve la contabilidad. En una compañía grande,
la persona a cargo de girar los cheques es el tesorero. El director de contabilidad recibe el nombre
de contralor. Las responsabilidades claramente asignadas
crean un compromiso hacia el trabajo, asegurando con ello que se realicen todas
las tareas de importancia.
Separación de responsabilidades
Una administración inteligente divide las
funciones entre dos o más personas. La separación de responsabilidades
limita el fraude y promueve la exactitud de los
registros contables. La separación de responsabilidades se divide en dos partes:
1. Separación entre las operaciones y la
contabilidad. La contabilidad debe estar completamente separada
de los departamentos operativos, como producción y ventas. ¿Qué sucedería
si el personal de ventas registrara los
ingresos de la compañía? Las cifras de ventas
podrían inflarse y, posteriormente, la alta
gerencia no sabría la cantidad que realmente
vendió la compañía. Ésta es la causa por la
cual se debería separar la contabilidad de las
tareas del área de ventas.
2. Separación entre la custodia de los activos
y la contabilidad. Los contadores no tienen que manejar efectivo,
en tanto que los cajeros no deben tener acceso a los registros contables.
Si un empleado tiene ambos deberes, esa persona
tal vez robe dinero y oculte el hurto en los registros contables. El tesorero
de una compañía maneja efectivo, y el contralor contabiliza ese efectivo.
Ninguna persona tiene ambas responsabilidades.
Auditorias
Para evaluar sus registros contables, la
mayoría de las empresas realizan auditorias. Una auditoria es un examen de los
estados financieros y del sistema contable de una compañía. Para evaluar el
sistema contable, los auditores deben examinar los controles internos.
Documentos
Los documentos brindan los detalles de las
transacciones de negocios. Los documentos incluyen las facturas y los pedidos
por fax. Los documentos tienen que estar pre numerados para prevenir el hurto y
la ineficiencia. Un vacío en la secuencia numerada llamaría la atención.
Por ejemplo, en el caso de Sherman Lawn
Service, un documento clave es la factura del
cliente. El administrador puede comparar las
ventas totales en las facturas, contra el monto de efectivo recibido y
depositado en el banco.
Dispositivos electrónicos
Los sistemas contables se basan cada vez menos
en documentos impresos (en papel), y cada vez más en documentos electrónicos y
dispositivos de almacenamiento digital. Por ejemplo, los minoristas como Target y Macy's controlan el inventario mediante la colocación
de un sensor electrónico en la mercancía. Al pagarse ésta, el cajero debe
quitar el sensor. Si un cliente intenta salir de la tienda con el sensor
puesto, suena una alarma. De acuerdo con Checkpoint Systems, estos dispositivos
reducen el robo hasta en un 50%.
Otros controles
Los otros tipos de controles que hay son tan
variados como los tipos de negocios que existen.
La clave de los controles es que el costo de
éstos no debería exceder el beneficio (ahorro) que resulte del establecimiento
de ese control. Algunos ejemplos de otros controles comunes son:
● Bóvedas a prueba de incendios para almacenar
documentos importantes
● Alarmas contra robo, alarmas contra incendio y
cámaras de seguridad
● Capacitación de los empleados de la compañía
por especialistas en prevención de pérdidas, para aprender a detectar
actividades sospechosas.
Como otro control, hay garantías de fidelidad
para los empleados que manejan efectivo.
Esas garantías son una póliza de seguros que
reembolsará a la compañía cualesquiera pérdidas debidas a robos de los
empleados. Las vacaciones obligatorias y la rotación de puestos mejoran el
control interno. Estos controles también aumentan la motivación al brindar a
los empleados una amplia perspectiva de la empresa.
Como acabamos de ver existe una infinidad de
controles para ser aplicados a las operaciones de las empresas, cada control se
utiliza dependiendo de la necesidad del caso en cuestión. Es posible que un
control aplicado en una empresa no funcione a la perfección en otra similar,
cada empresa es única por distintas causas, de esa misma forma, loa controles
son únicos en cada una de ellas. Las circunstancias determinan el tipo de
control que se debe aplicar en una situación dada.
