Sistemas de Registro y control de la compra y la venta de
mercancías.
Generalidades
Precio de Venta y Precio de costo de la venta
Toda mercancía tiene dos
precios para el efecto de venderse. El precio de costo sea el valor de
adquisición, a como es
registrada en el inventario su y su precio de venta ya con un margen de ganancia, en este caso el
precio de venta es:
Precio de venta = Precio de costo +
Margen de utilidad
La diferencia entre estos
dos precios origina el resultado, utilidad o pérdida, que la operación le produce
al vendedor.
En términos técnicos, se
puede decir que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibido o por recibir
una disminución de activo por el dinero recibido o por recibir, una disminución
de activo por el objeto o bien entregado; y un aumento de capital por la
utilidad obtenida en la operación. Por supuesto que en el caso de venta con
perdida en vez de aumento habrá disminución de capital.
Podemos decir, que en
toda operación de venta hay una mezcla de dos elementos del balance: Activo y Resultado.
Al diseñar el
procedimiento para registrar las operaciones con mercancía, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
a) Giro de la empresa
b) Volumen de las ventas
c) Capacidad económica
d) Tipo de mercado
e) Información deseada
f) Claridad en los registros y en la información
Sistemas
de Registro de Mercancía
Existen dos sistemas para
el registro de mercancía o de inventario:
a) El sistema analítico o
pormenorizado
b) El sistema de
inventario perpetuo
Antes de entrar a analizar el sistema analítico vamos a dar el
concepto de inventario.
Inventario:
Está constituido por los
bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, como
materia prima producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el
empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que se consumen en el ciclo
normal de las operaciones.
Sistema Analítico o Pormenorizado:
Este consiste en abrir
una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos de que
está formada la cuenta de la mercancía.
En este procedimiento se
utilizan las cuentas inventario, compras, gastos de compra, devoluciones y rebajas sobre compras,
ventas, devoluciones y rebajas sobre ventas.
Cuenta
de Inventario
Se carga: Al inicio del
ejercicio contable.
Del importe del
inventario inicial de las mercancías.
Esta cuenta al comenzar
el ejercicio contable se debe de considerar como activo circulante pues su saldo representa la
existencia de mercancía.
Cuenta
Compras
Se carga: Durante el
ejercicio.
Del importe de las
compras de mercancías efectuadas al contado o al crédito
Su saldo es deudor y
representa el importe total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio.
Gasto
de compra:
Se carga: Durante el
ejercicio.
Del importe de todos los
gastos de flete, derechos, seguros, gastos y comisiones de agente aduaneros, acarreos,
etc., que origina la mercancía comprada.
Su saldo es deudor y
representa el total de gastos efectuados por la compra de mercancías.
Cuenta
Devoluciones, Rebajas y descuentos sobre compra:
Se abona: Durante el
ejercicio.
Del importe de mercancías
devueltas a los proveedores o cuando estos nos conceden
descuentos o rebajas
sobre dichas compras.
Su saldo es acreedor
Cuenta
de ventas:
Se abona: Durante el
ejercicio.
Del importe total de las
ventas de mercancías efectuadas al contado o al crédito.
Su saldo es acreedor y representa el importe total de las ventas
efectuadas durante el ejercicio.
Cuenta
Devoluciones, Rebajas, descuento sobre ventas:
Se carga: Durante el
ejercicio.
Del importe de las
mercancías devueltas por los clientes o cuando se les concede
bonificaciones sobre precios
de las mercancías vendidas.
Su saldo es deudor.
Para apreciar con mejor
claridad cómo funciona las cuentas de este sistema se va a desarrollar el
siguiente ejemplo:
1- Iniciamos una empresa
con RD$ 100,000.00 en inventario
2- Se compra mercancía
por RD$ 25,000.00 en efectivo
3- Por la compra anterior
pagamos en flete y acarreos RD$ 75.00 en efectivo.
4- De la compra anterior
devolvemos mercancías por un valor de RD$ 3,000.00 que nos pagan en efectivo.
5- Al comprar mercancías
por el valor de RD$ 10,000.00 en efectivo nos conceden rebajas del 2% de las
compras.
6- Se vende mercancía por
RD$ 12,000.00 en efectivo.
7- Por la venta anterior
aceptamos devoluciones por RD$ 2,000.00 y rebajas sobre ventas de RD$ 1,000.00 que pagamos
en efectivo.
Realizando las
operaciones en asiento de diario obtenemos lo siguiente:
DR CR
1.
Por el inventario inicial
Inventario…………………………………… RD$
100,000.00
Capital………………………………………………………………………….. RD$ 100,000.00
2.
Por las compras
Compras………………………………………. RD$
25,000.00
Caja………………………………………………………………………………. RD$ 25,000.00
3.
Por los gastos de compra
Gastos de compra …………………………….. RD$ 75.00
Caja……………………………………………………………………………….. RD$ 75.00
4.
Por las devoluciones sobre compras
Caja……………………………………………… RD$
3,000.00
Devoluciones sobre compra
……………………………………………………… RD$ 3,000.00
5.
Por las rebajas sobre compras
Compras………………………………………… RD$
10,000.00
Rebajas sobre compra……………………………………………………………… RD$ 200.00
Caja ……………………………………………………………………………… RD$ 9,800.00
6.
Por la venta
Caja……………………………………………… RD$ 12,000.00
Ventas………………………………………………………………………… RD$ 12,000.00
7.
Por las devoluciones y rebajas sobre venta
Devoluciones sobre ventas…………………………… RD$
2,000.00
Rebajas sobre ventas………………………………… RD$ 1,000.00
Caja…………………………………………………………………………… RD$
3,000.00
Ventajas
y desventajas del procedimiento analítico:
Ø
En cualquier momento podemos conocer el valor
del inventario inicial de las ventas, compras, gastos de compras, devoluciones
y rebajas sobre compras y sobre ventas. Esto dado que para cada uno de los
conceptos se ha establecido una cuenta especial en el Libro Mayor.
Ø
Facilita la formación del estado de pérdidas
o ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los
conceptos con que se forman.
Ø
Presenta mayor claridad en el registro de
operaciones de mercancías.
Desventajas
y desventajas del procedimiento analítico:
Ø No se pueden
conocer en un momento dado el importe del inventario final de mercancía, puesto
que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
Ø No es posible
descubrir si ha habido extravío, robos o errores en el manejo de las
mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud su importe. No hay
ninguna cuenta que controle su existencia.
Ø Para conocer el
valor del inventario final se precisa hacer un recuento físico de las
existencias, labor que obliga a los negocios a cerrarlos temporalmente por dos
o tres días para realizar el recuento físico de sus existencias.
Ø No se puede
conocer rápidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o pérdida bruta
mientras no se conozca el valor del inventario final.
Ø Por las anteriores
ventajas este procedimiento se recomienda para negocios o empresas de baja capacidad
económica.
Cuando se lleva este
procedimiento para conocer la utilidad bruta o perdida bruta, se debe de
obtener por medio de cargos y abonos cada uno de los resultados de la primera
parte del Estado de Resultado en la siguiente forma:
1- Para obtener las
ventas netas, se debe de restar de la cuenta de ventas por medio de un cargo,
el importe de las
devoluciones y rebajas sobre ventas.
2- Para obtener las
compras totales, se debe sumar a la cuenta de las compras por medio de un cargo, el importe de los
gastos de compra.
3- Para obtener las
compras netas, se debe restar de la cuenta de compras por medio de abono el importe de las
devoluciones y rebajas sobre compras.
4- Es importante en este
caso abrir una cuenta transitoria con el nombre de costo de venta y desarrollar la fórmula
del costo de venta:
Inventario inicial + Compras netas – Inventario final = Costo de venta
5- En nuestro caso se
agrega por medio de un cargo el inventario inicial, las compras netas y se abona el inventario
final.
OBSERVACIONES:
a) La cuenta de ventas; como es
acreedora, aumenta abonándola y disminuye cargándola.
b) La cuenta de compras, como es
deudora aumenta cargándola y disminuye abonándola.
c) La cuenta de costo de venta,
como es deudora aumenta cargándola y disminuye abonándola.
Para ilustrar los pasos
anteriores, se va a tomar el primer ejemplo, suponiendo que se ha realizado un recuento
físico y que el inventario final es de
RD$ 95,000.00
Para determinar la
utilidad bruta, es necesario realizar los siguientes ajustes:
1- Para encontrar las
ventas netas se carga a ventas el importe de las devoluciones y rebajas sobre
ventas y se abona a
devoluciones sobre ventas y rebajas sobre ventas
1ª DR CR
Ventas………………………………………….. RD$
3,000.00
De. Sobre ventas……………………………………………………….. RD$
2,000.00
Reb. Sobre ventas………………………………………………………… RD$ 1,000.00
2- Para encontrar las
compras totales se carga a compras el importe de los gastos de compra:
2a
Compras………………………………………… RD$ 75.00
Gastos
de compra …………………………………………………… RD$ 75.00
3- Para encontrar las
compras netas, se abona el importe de las devoluciones y rebajas sobre
compras a la cuenta de
compras.
3a
Devoluciones sobre
compras…………RD$ 3,000.00
Rebajas sobre compras …………………… RD$ 200.00
Compras……………………………………………………………………… RD$ 3,200.00
Como se puede observar el
saldo de la cuenta de compras, representa las compras netas por valor de RD$ 31,875.00. En esta
parte desarrollamos la fórmula del costo de venta, abriendo la cuenta Costo
de venta y trasladamos a ella el inventario inicial, las compras netas y
abonamos el inventario final.
4- Para encontrar el
costo de venta
a) Trasladamos
el inventario inicial
4ª CR DR
Costo de venta…………………………………RD$ 100,000.00
Inventario inicial………………………………………………………… RD$ 100,000.00
b) Trasladamos las
compras netas:
4b
Costo de venta………………………………… RD$ 31,875.00
Compras………………………………………………………………….. RD$ 31,875.00
c) Abonamos el Inventario
Final
4c
Inventario ……………………………………………RD$ 95,000.00
Costo de venta……………………………………………………………. RD$ 95,000.00
5- La cuenta Costo de
venta en nuestro caso, queda con un saldo de RD$ 36,875.00.
Este saldo lo trasladamos
a ventas de la forma siguiente:
5a
Ventas ………………………………………………… RD$
36,875.00
Costo de venta………………………………………………………………. RD$ 36,875.00
6- La cuenta de venta
queda con un saldo deudor de C$ 27,875.00 que representa Perdida
del ejercicio
como esta cuenta en el ejercicio debe quedar cerrada, conviene
abrir una cuenta llamada
Perdida del ejercicio, para trasladar su
saldo:
Perdida del ejercicio ……………………… RD$ 27,875.00
Ventas………………………………………………………………… RD$ 27,875.00
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Corelo El Campeador