REGISTRO COMPRA Y VENTA MERCANCÍAS

Sistemas de Registro y control de la compra y la venta de mercancías.

Generalidades

Precio de Venta y Precio de costo de la venta

Toda mercancía tiene dos precios para el efecto de venderse. El precio de costo sea el valor de

adquisición, a como es registrada en el inventario su y su precio de venta ya con un margen de ganancia, en este caso el precio de venta es:

Precio de venta = Precio de costo + Margen de utilidad

La diferencia entre estos dos precios origina el resultado, utilidad o pérdida, que la operación le produce al vendedor.

En términos técnicos, se puede decir que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibido o por recibir una disminución de activo por el dinero recibido o por recibir, una disminución de activo por el objeto o bien entregado; y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operación. Por supuesto que en el caso de venta con perdida en vez de aumento habrá disminución de capital.

Podemos decir, que en toda operación de venta hay una mezcla de dos elementos del balance: Activo y Resultado.

Al diseñar el procedimiento para registrar las operaciones con mercancía, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Giro de la empresa

b) Volumen de las ventas

c) Capacidad económica

d) Tipo de mercado

e) Información deseada

f) Claridad en los registros y en la información

Sistemas de Registro de Mercancía

Existen dos sistemas para el registro de mercancía o de inventario:

a) El sistema analítico o pormenorizado

b) El sistema de inventario perpetuo

Antes de entrar a analizar el sistema analítico vamos a dar el concepto de inventario.

Inventario:

Está constituido por los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, como materia prima producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que se consumen en el ciclo normal de las operaciones.

Sistema Analítico o Pormenorizado:

Este consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos de que está formada la cuenta de la mercancía.

En este procedimiento se utilizan las cuentas inventario, compras, gastos de compra, devoluciones y rebajas sobre compras, ventas, devoluciones y rebajas sobre ventas.

Cuenta de Inventario

Se carga: Al inicio del ejercicio contable.

Del importe del inventario inicial de las mercancías.

Esta cuenta al comenzar el ejercicio contable se debe de considerar como activo circulante pues su saldo representa la existencia de mercancía.

Cuenta Compras

Se carga: Durante el ejercicio.

Del importe de las compras de mercancías efectuadas al contado o al crédito

Su saldo es deudor y representa el importe total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

Gasto de compra:

Se carga: Durante el ejercicio.

Del importe de todos los gastos de flete, derechos, seguros, gastos y comisiones de agente aduaneros, acarreos, etc., que origina la mercancía comprada.

Su saldo es deudor y representa el total de gastos efectuados por la compra de mercancías.

Cuenta Devoluciones, Rebajas y descuentos sobre compra:

Se abona: Durante el ejercicio.

Del importe de mercancías devueltas a los proveedores o cuando estos nos conceden

descuentos o rebajas sobre dichas compras.

Su saldo es acreedor

Cuenta de ventas:

Se abona: Durante el ejercicio.

Del importe total de las ventas de mercancías efectuadas al contado o al crédito.

Su saldo es acreedor y representa el importe total de las ventas efectuadas durante el ejercicio.

Cuenta Devoluciones, Rebajas, descuento sobre ventas:

Se carga: Durante el ejercicio.

Del importe de las mercancías devueltas por los clientes o cuando se les concede

bonificaciones sobre precios de las mercancías vendidas.

Su saldo es deudor.

Para apreciar con mejor claridad cómo funciona las cuentas de este sistema se va a desarrollar el

siguiente ejemplo:

1- Iniciamos una empresa con RD$ 100,000.00 en inventario

2- Se compra mercancía por RD$ 25,000.00 en efectivo

3- Por la compra anterior pagamos en flete y acarreos RD$ 75.00 en efectivo.

4- De la compra anterior devolvemos mercancías por un valor de RD$ 3,000.00 que nos pagan en efectivo.

5- Al comprar mercancías por el valor de RD$ 10,000.00 en efectivo nos conceden rebajas del 2% de las compras.

6- Se vende mercancía por RD$ 12,000.00 en efectivo.

7- Por la venta anterior aceptamos devoluciones por RD$ 2,000.00 y rebajas sobre ventas de RD$ 1,000.00 que pagamos en efectivo.

Realizando las operaciones en asiento de diario obtenemos lo siguiente:

                                                                  DR                              CR             

1. Por el inventario inicial

Inventario……………………………………                    RD$ 100,000.00

Capital…………………………………………………………………………..                         RD$ 100,000.00

2. Por las compras

Compras……………………………………….                       RD$ 25,000.00

Caja……………………………………………………………………………….                            RD$ 25,000.00

3. Por los gastos de compra

Gastos de compra ……………………………..                         RD$ 75.00

Caja………………………………………………………………………………..                                 RD$ 75.00

4. Por las devoluciones sobre compras

Caja………………………………………………                             RD$ 3,000.00

Devoluciones sobre compra ………………………………………………………                 RD$ 3,000.00

5. Por las rebajas sobre compras

Compras…………………………………………                           RD$ 10,000.00

Rebajas sobre compra………………………………………………………………                     RD$ 200.00

Caja ………………………………………………………………………………                                RD$ 9,800.00

6. Por la venta

Caja………………………………………………                            RD$ 12,000.00

Ventas…………………………………………………………………………                               RD$ 12,000.00

7. Por las devoluciones y rebajas sobre venta

Devoluciones sobre ventas……………………………              RD$ 2,000.00

Rebajas sobre ventas…………………………………                  RD$ 1,000.00

Caja……………………………………………………………………………                                   RD$ 3,000.00

Ventajas y desventajas del procedimiento analítico:

Ø  En cualquier momento podemos conocer el valor del inventario inicial de las ventas, compras, gastos de compras, devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas. Esto dado que para cada uno de los conceptos se ha establecido una cuenta especial en el Libro Mayor.

Ø  Facilita la formación del estado de pérdidas o ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forman.

Ø  Presenta mayor claridad en el registro de operaciones de mercancías.

Desventajas y desventajas del procedimiento analítico:

Ø  No se pueden conocer en un momento dado el importe del inventario final de mercancía, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

Ø  No es posible descubrir si ha habido extravío, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud su importe. No hay ninguna cuenta que controle su existencia.

Ø  Para conocer el valor del inventario final se precisa hacer un recuento físico de las existencias, labor que obliga a los negocios a cerrarlos temporalmente por dos o tres días para realizar el recuento físico de sus existencias.

Ø  No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o pérdida bruta mientras no se conozca el valor del inventario final.

Ø  Por las anteriores ventajas este procedimiento se recomienda para negocios o empresas de baja capacidad económica.

Cuando se lleva este procedimiento para conocer la utilidad bruta o perdida bruta, se debe de obtener por medio de cargos y abonos cada uno de los resultados de la primera parte del Estado de Resultado en la siguiente forma:

1- Para obtener las ventas netas, se debe de restar de la cuenta de ventas por medio de un cargo, el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

2- Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de las compras por medio de un cargo, el importe de los gastos de compra.

3- Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de compras por medio de abono el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras.

4- Es importante en este caso abrir una cuenta transitoria con el nombre de costo de venta y desarrollar la fórmula del costo de venta:

Inventario inicial + Compras netas – Inventario final = Costo de venta

5- En nuestro caso se agrega por medio de un cargo el inventario inicial, las compras netas y se abona el inventario final.

OBSERVACIONES:

a) La cuenta de ventas; como es acreedora, aumenta abonándola y disminuye cargándola.

b) La cuenta de compras, como es deudora aumenta cargándola y disminuye abonándola.

c) La cuenta de costo de venta, como es deudora aumenta cargándola y disminuye abonándola.

Para ilustrar los pasos anteriores, se va a tomar el primer ejemplo, suponiendo que se ha realizado un recuento físico y que el inventario final es de RD$ 95,000.00

Para determinar la utilidad bruta, es necesario realizar los siguientes ajustes:

1- Para encontrar las ventas netas se carga a ventas el importe de las devoluciones y rebajas sobre

ventas y se abona a devoluciones sobre ventas y rebajas sobre ventas

1ª                                                                                                  DR                 CR

Ventas………………………………………….. RD$ 3,000.00

De. Sobre ventas………………………………………………………..              RD$ 2,000.00

Reb. Sobre ventas…………………………………………………………            RD$ 1,000.00

2- Para encontrar las compras totales se carga a compras el importe de los gastos de compra:

2a

Compras…………………………………………     RD$ 75.00

Gastos de compra ……………………………………………………                      RD$ 75.00

3- Para encontrar las compras netas, se abona el importe de las devoluciones y rebajas sobre

compras a la cuenta de compras.

3a

Devoluciones sobre compras…………RD$ 3,000.00

Rebajas sobre compras …………………… RD$ 200.00

Compras………………………………………………………………………                    RD$ 3,200.00

Como se puede observar el saldo de la cuenta de compras, representa las compras netas por valor de RD$ 31,875.00. En esta parte desarrollamos la fórmula del costo de venta, abriendo la cuenta Costo de venta y trasladamos a ella el inventario inicial, las compras netas y abonamos el inventario final.

4- Para encontrar el costo de venta

a)       Trasladamos el inventario inicial

4ª                           CR                        DR                                                

Costo de venta…………………………………RD$ 100,000.00

Inventario inicial…………………………………………………………                        RD$ 100,000.00

b) Trasladamos las compras netas:

4b

Costo de venta…………………………………  RD$ 31,875.00

Compras…………………………………………………………………..                                RD$ 31,875.00

c) Abonamos el Inventario Final

4c

Inventario ……………………………………………RD$ 95,000.00

Costo de venta…………………………………………………………….                           RD$ 95,000.00

5- La cuenta Costo de venta en nuestro caso, queda con un saldo de RD$ 36,875.00.

Este saldo lo trasladamos a ventas de la forma siguiente:

5a

Ventas ………………………………………………… RD$ 36,875.00

Costo de venta……………………………………………………………….                         RD$ 36,875.00

6- La cuenta de venta queda con un saldo deudor de C$ 27,875.00 que representa Perdida del ejercicio como esta cuenta en el ejercicio debe quedar cerrada, conviene abrir una cuenta llamada Perdida del ejercicio, para trasladar su saldo:

Perdida del ejercicio ……………………… RD$ 27,875.00

Ventas…………………………………………………………………                                     RD$ 27,875.00

ESTADOS DE RESULTADOS Y SITUACIÓN

Estados de Resultados y Situación.

CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA

El Estado de Resultados, conocido también como Estado de Ganancias y Pérdidas, es una relación de todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida de un lapso determinado. Este estado va a ser la resultante de todos los ingresos y egresos que se vienen acumulando a lo largo del ejercicio, de aquí la importancia de haber mantenido un correcto registro de todas las operaciones ocurridas en el período

El Estado de Resultados se va a elaborar en períodos de acuerdo a la necesidad de información que requiera la empresa; en empresas grandes se acostumbra elaborarlo mensual, trimestral o semestralmente; en otras empresas medianas y pequeñas generalmente se elaboran cada año, que es el plazo máximo que establece la Ley.

El Estado de Resultados consta de dos partes:

1. Encabezamiento

2. Contenido financiero

El encabezamiento trata de la información general que precede al contenido del mismo, y dentro del cual tenemos:

a. Nombre del propietario o de la empresa

b. Identificación del estado a que se refiere

c. Ejercicio al cual corresponde el mismo

Esta información tiene que estar expresada con claridad, ya que en base a ella los lectores del estado financiero pueden apreciar en su justa dimensión los resultados del mismo. Ejemplo:

HECTOR ORTIZ, S.R.L

ESTADO DE RESULTADOS

EJERCICIO DEL 01-01-2017 AL 31-12-2017

El contenido financiero está constituido de la siguiente forma:

a. Ingreso principal

b. Consto de la mercancía a vender

c. Gastos de operación

d. Otros ingresos

e. Otros egresos

f. Egresos extraordinarios

Uno de los principios de la Contabilidad es la consistencia, lo que implica que se debe tener consecuencia o continuidad metodológica en la forma de establecer los resultados a lo largo de diversos ejercicios. En la aplicación concreta de la elaboración del Estado de Resultados, se plantea que en los diversos períodos se debe tener consistencia en la forma de determinar los resultados de cada una de las cuentas nominales, para que se permita la comparación entre los resultados de un año, con los de los años posteriores, cuestión que es primordial en la interpretación de los estados financieros. Esto quiere decir que, si en un año se tomó determinado método y estimación, para determinar la depreciación de los Activos Fijos, en los años siguientes se debe calcular en la misma forma o si escogemos determinado método para valuar los inventarios de mercancías se debe hacer de la misma manera en los períodos venideros.

Si por alguna circunstancia es necesario introducir cambios en la forma metodológica de hacer los cálculos de ingresos o egresos, se puede hacer siempre y cuando se deje constancia expresa de los cambios ocurridos en una nota al pie del estado.

Estado de Situación

CARACTERÍSTICAS e IMPORTANCIA

Este balance junto con el Estado de Resultados, constituye el informe contable más importante que debe elaborar la empresa al finalizar cada ejercicio económico. Se trata de presentar en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada, es decir una relación de cuentas reales, de valuación y de orden, que en forma resumida presentan la situación objetiva de una empresa en marcha para la fecha de cierre del ejercicio de la empresa.

El objetivo del Balance General es resumir donde se encuentran invertidos los valores de la empresa (Activo), el origen y la fuente de donde provienen esos valores (Pasivo y Capital). El Balance se debe elaborar por lo menos una vez al año al finalizar el ejercicio económico; esto no implica que no se pueda elaborar en períodos menores (mensual, trimestral, semestral) de acuerdo a las leyes vigente o por estar estipulados en los contratos o estatutos de cada empresa en particular.

Este balance consta de dos partes:

1. Encabezamiento

2. Contenido financiero

En el encabezamiento se refleja la información de carácter general que precede al contenido del mismo, que sirve para identificar el informe contable. Este encabezamiento comprende:

Nombre del propietario o de la empresa

Identificación del estado a que se refiere

Fecha en que fue elaborado

En esta parte se debe destacar que el “Balance General” es un informe de carácter estático, ya que refleja la situación real para un día, para la fecha de su elaboración, que generalmente es la fecha de cierre. Ej.:

HECTOR ORTIZ, S.R.L.

BALANCE GENERAL

AL 31-12-2017

El contenido financiero: cuentas reales de valuación y de orden. El balance debe representar en forma clara los tres grandes grupos de cuentas reales, guardando equilibrio en la ecuación:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Dentro del activo circulante se agrupan aquellas cuentas que se van a convertir en dinero o se van a consumir en el próximo ciclo normal de operaciones de una empresa.

Las inversiones permanentes generalmente representan adquisiciones de bonos o acciones de otras empresas, que se adquieren con la finalidad de obtener intereses o dividendos y con las cuales no hay intención de venderlos a corto plazo, esto es lo que las diferencias de las inversiones temporales (activo circulante), ya que en estas si hay intención y posibilidad de venderlas a corto plazo.

Dentro del activo a largo plazo incluimos aquellas cuentas que representan derechos sobre terceras personas y que su convertibilidad en dinero ocurrirá en un período superior al próximo ciclo normal de operaciones de la empresa, generalmente se toma como base un lapso superior a un año.

Dentro del activo fijo se incluyen las cuentas que representan bienes o derechos de cierta permanencia en la empresa, que se adquieren no con la intención de venderlos, sino de utilizarlos en las operaciones normales del negocio. En este grupo tenemos dos grupos: los fijos tangibles y los fijos intangibles.

Los cargos o gastos diferidos van a incluir aquellas cuentas que representan el valor pagado por servicios recibidos y que tienen la característica que van a beneficiar a la empresa en un periodo largo de tiempo, es decir son gastos que se van a representar dentro del activo y con el transcurrir del tiempo los vamos a ir transfiriendo a egresos.

Dentro de otros activos vamos a incluir aquellas cuentas de activo que no responden a las características de los cinco grupos, es decir, activos de naturaleza variada.

En el pasivo circulante incluimos aquellas cuentas que representan obligaciones que tiene la empresa y las cuales debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones, generalmente se toma como base un año.

En el pasivo a largo plazo se va a incluir aquellas cuentas que representan obligaciones que la empresa debe cancelar en un lapso superior a un año. Generalmente este grupo de obligaciones se contrae al adquirir activos permanentes, por lo que es usual encontrar dentro de este grupo, cuentas como: hipotecas por pagar, prestamos industriales, efectos por pagar y otras cuyo vencimiento es a largo plazo.

Dentro de los créditos diferidos se incluyen aquellas cuentas que representan importes recibidos por anticipado, por servicios o entrega de bienes que habrán de satisfacerse en el futuro. Comprende partidas como alquileres, intereses y otros que, aunque hayan sido cobrados no han sido devengados, por lo que deben registrarse como pasivo, y en los períodos futuros traspasarse a la cuenta de ingreso respectiva. Por esto se conocen también como “ingresos diferidos” y “pasivos diferidos”.

Otros pasivos, representa obligaciones que no cumplen con las características de los tres rubros anteriores, es decir tienen características diferentes entre sí. Dentro de este grupo existen cuentas como: prestaciones sociales por pagar, cuentas por pagar socio, pasivos contingentes, entre otros.

Dentro del capital del balance general se va a representar la variación que ha sufrido esta sección, motivado al resultado de las operaciones de la empresa y a los retiros que a cuenta del capital hace el propietario, esto implica que dentro de este grupo hay que tomar en consideración tres aspectos:

- El saldo de la cuenta Capital

- La utilidad o pérdida del ejercicio

- Los retiros o extracciones que ha hecho el propietario del negocio (cuenta personal).

CUENTAS DEL CAPITAL CONTABLE

EL CAPITAL CONTABLE

El capital contable designa la diferencia entre el activo y el pasivo de una empresa. Refleja la inversión de los propietarios en una entidad y consiste generalmente en sus aportaciones más o menos sus utilidades retenidas o pérdidas acumuladas, más otros tipos de superávit como el exceso o insuficiencia en la acumulación del capital contable y las donaciones.

El capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por las aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan a la entidad y el cual se ejerce mediante el reembolso o distribución.

INTEGRACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE

Está integrado por:

Capital Social.

Aportaciones.

Donaciones.

Utilidades Retenidas ya sea por estar en la Reserva o por ser pendientes de aplicar.

Pérdidas Acumuladas.

Actualización del Capital Contable.

CONFORMACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE

Está formado por capital contribuido y el capital ganado.

Capital Contribuido. Se refiere a las aportaciones de los dueños y donaciones recibidas por la entidad. Dentro del Capital Contribuido tenemos al Capital Social.

Capital Social. Es el conjunto de aportaciones de socios o accionistas, considerado en la escritura constitutiva o en sus reformas. Está integrado por:

Capital Autorizado, no emitido: Lo constituye la diferencia entre el capital de la sociedad autorizado en las escrituras y la cantidad que se ha puesto a suscripción. Esta diferencia puede o no estar suscrita, desde el punto de vista de los Estados Financieros no es parte integrante del Capital Contable, pero si un elemento de Información.

Capital Emitido no suscrito: Lo representa aquella parte del capital emitido en las actas de asamblea de accionistas y pendientes de suscribir, esta parte del capital social tampoco es un elemento del capital contable desde punto de vista financiero, pero si desde el punto de vista informativo.

Capital Suscrito: Representa la parte del capital emitido que los socios o accionistas se comprometen a exhibir, desde el punto de vista de los Estados Financieros SI es parte integrante del Capital Contable.

Capital Suscrito y no exhibido: Representa la parte del Capital Suscrito por los socios o accionistas cuya exhibición se encuentra pendiente de recibir, deberá presentarse en el Estado de Situación Financiera disminuyendo el capital Suscrito.

Capital Exhibido: Representa la cantidad que los socios o accionistas han exhibido o han aportado efectivamente.

Capital Ganado. Se refiere al resultado de las actividades de la entidad y de otros eventos o circunstancias que le afecten como el ajuste por recuperación de los cambios a los precios que se tengan que reconocer.

APORTACIONES DE SOCIOS, ACCIONISTAS O DONACIONES

Bajo este concepto se consideran las aportaciones de los socios o accionistas diferentes a las que hicieron para integrar el capital Social.

La diferencia es únicamente de carácter jurídico, es decir, las primeras se formalizaron a través de la escritura constitutiva de la sociedad o de sus reformas y las otras no necesariamente.

Las primeras fueron protocolizadas por Notario Público, en este concepto se encuentran las Aportaciones para Futuros Aumentos de Capital, las primas sobre venta de acciones, las aportaciones suplementarias en la Sociedad de Responsabilidad Limitada (Artículo 70 de la Ley General de Sociedades Mercantiles)

Para que las aportaciones para futuros Aumentos de Capital se consideren como Capital debe existir una resolución de la Asamblea de Socios o accionistas que se capitalizará, de lo contrario deberán formar parte del Pasivo.

Las donaciones representan acciones no reembolsables diferentes de los socios o accionistas deben formar parte del Capital Contable.

En los Estados Financieros por la necesidad de una revelación clara y completa, es indispensable que dichas donaciones se presenten en un renglón separado haciendo un análisis o detalles de las circunstancias dicten.

Existen las aportaciones mediatas, inmediatas y mixtas.

UTILIDADES RETENIDAS

Las utilidades obtenidas por la empresa que no se han capitalizado o distribuido a los accionistas son conservadas en la empresa y por tanto forman parte del capital contable, se clasifican en :

Utilidades retenidas aplicadas a reservas de manera específica. Constituidas por disposición de la ley o de la escritura constitutiva de la empresa o por acuerdos de asamblea de accionista.

Utilidades retenidas pendientes de aplicar. Es la parte de las utilidades retenidas que no han sido aplicadas para un fin específico y por consiguiente se encuentran libres, están integradas por las utilidades acumuladas pendientes de aplicar de años anteriores y la utilidad o pérdida del período.

Se deben presentar en un renglón separado.

PÉRDIDAS ACUMULADAS

Cuando las pérdidas han absorbido las utilidades pendientes de aplicar y las aplicadas a reservas, se produce la pérdida acumulada.

ACTUALIZACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE

La actualización del capital contable representa el ajuste por repercusión de los cambios en los precios que se tienen que reconocer en la información financiera en Economías de alta inflación, está integrado con la actualización de las partidas que forman el capital contable y el exceso o insuficiencia en esa actualización.

Para actualizar el capital contable se efectúa a través del método de ajustes por cambios en el nivel de precios, que actualiza el costo histórico del Capital Contable por precios del poder adquisitivo actual de dinero al aplicar un factor derivado del INPC.

Esto significa que el capital contable se sigue valuando a costo histórico pero actualizado con la pérdida del poder adquisitivo de la moneda medido a través del nivel general de precios.

REGISTRO DEL CAPITAL CONTABLE

El registro del Capital Contable se hace generalmente a través de cuentas de Mayor para cada uno de los conceptos con sub cuentas para cada uno de los elementos o partidas que se deseen controlar.

El Capital Contable está integrado por las siguientes cuentas:

Capital Social.

Acción capital Suscrito.

Aportaciones para futuros aumentos de Capital.

Prima de venta de acciones.

Donaciones.

Reserva Legal.

Reserva de Reinversión de utilidades.

Utilidades Acumuladas.

Pérdida Acumulada.

Actualización del capital contable.

Exceso o insuficiencia en la actualización del capital Contable.

CLASIFICACIÓN DEL PASIVO

Teniendo en cuenta que también el pasivo está formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se ha juzgado conveniente clasificar estas en grupos formados con valores homogéneos.

La clasificación de las deudas y obligaciones que forman el pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad.

Grado de exigibilidad. Se entiende como el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligación.

Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tienen mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispones para liquidar.

Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tienen menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo que se dispone para liquidar.

En atención a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el pasivo se clasifican en tres grupos.

Pasivo circulante o flotante

Pasivo fijo o consolidado

Pasivo diferido o créditos diferidos

Pasivo circulante o flotante.

Este grupo está formado por todas las desudas y obligaciones cuyo vencimiento sea un plazo menor de un año; dichas deudas y obligaciones tienen como característica principal que se encuentran inconstante movimiento o rotación.

Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo circulante o flotante son:

Proveedores

Documentos por pagar

Acreedores diversos

Pasivo fijo o consolidado.

Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año; contado a partir de la fecha del balance.

Las principales deudas y obligaciones que forman parte del pasivo fijo o consolidado son:

Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios

Documentos por pagar (largo plazo)

Cuando existan créditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco años, de los cuales se debe cubrir mensual o anual una parte determinada, dicha parte debe considerarse un pasivo circulante y, el resto del crédito, pasivo fijo o consolidado.

Pasivo diferido o créditos diferidos.

Este grupo lo forman todas a aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores.

Los principales servicios con por anticipado que integran el pasivo diferido o créditos diferidos, son:

Rentas cobradas por anticipado

Intereses cobrados por anticipado

Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un pasivo, porque generan la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente.

Los servicios cobrados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. Pongamos, por ejemplo, el cobro anticipado de dos rentas con valor de $60,000.00 cada uno, que se recibió al principio del ejercicio, es natural que al terminar el plazo no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido disminuyendo según ha transcurrido el tiempo.

Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que los servicios cobrados por anticipado únicamente se deben considerar utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo

Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por anticipada únicamente sebe considerar utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y el resto, un pasivo diferido.

No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad conforme transcurre el tiempo o se vayan proporcionado dichos servicios.

Principales cuentas del pasivo.

Proveedores.

Son las personas o casas comerciales o a quienes debemos por haberles comprado mercancía a crédito. Sin darles ninguna garantía documental.

La cuenta de proveedores aumenta cada vez que se compren mercancías a crédito, disminuye cuándo se paga el total o parcial mente la cuenta, se devuelven mercancías al proveedor o nos conceden algunas rebajas.

Proveedores es cuenta del pasivo; porque representa el importe de las compras de mercancías hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho a pagar.

Documentos por pagar.

 Entendemos por documentos por pagar los títulos de crédito o cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.

      La cuenta del documento por pagar aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagares a cambio del negocio; disminuyen cada vez que se paguen o se cancele alguno de estos documentos.

      Los documentos por pagar son cuentas del pasivo por que representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene la obligación de pagas por estar a su cargo.

Acreedores diversos.

 Son las personas que a quienes debemos un concepto distinto al de la compra de mercancías.

     La cuenta de acreedores diversos aumenta cada vez más que quedemos a deber por un concepto distinto al de la compra de mercancías; por ejemplo, al recibir un préstamo en efectivo; al comprar mobiliario a crédito, etc. Disminuye cuando se paga el total o parcial mente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestros cargos.

     Acreedores diversos a cuenta del pasivo; porque representa el valor de los adeudos que no procedan de la compra de mercancías, que el comerciante tiene la obligación de liquidar.

Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar.

 Son las obligaciones que tienen como garantías de los bienes inmuebles. Se entienden por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente.

      La cuenta de acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar aumenta, cada vez que reciban préstamos cuya garantía este constituida por algunos bienes inmueble; disminuye por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación de dichos préstamos hipotecarios.

  Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar es cuenta del pasivo; por que presenta el importe de los préstamos hipotecarios que el comerciante tiene la obligación de liquidar.

Intereses cobrados por anticipados.

Son los intereses que aún no están vencidos y que se han cobrado anticipada mente.

La cuenta de intereses cobrados por anticipado, aumenta cada vez que se cobren intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad.

Interés cobrado por anticipado es cuenta del pasivo; porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha cobrado por anticipado, por los cuales tiene la obligación de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado durante el tiempo que comprende los intereses. Naturalmente, la parte de dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar una utilidad.

Rentas cobradas por anticipo.

Son el importe de una o barias rentas mensuales, semestrales o anuales, que a un no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente.

La cuenta de rentas cobrada s por anticipado aumenta cada vez que se cobren rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se hayan disminuido con forme al transcurso del tiempo.

Rentas cobradas por anticipado es cuenta del pasivo; porque representa el valor de las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, y por las cuales tiene la obligación, con el arrendatario, de continuar proporcionando el inmueble. Naturalmente, la parte de dichas rentas haya disminuido es la que debes considerarse una utilidad.