CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO

                Tomando en consideración que el Activo está formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado por calificarlos en grupos formados con valores homogéneos.

                La clasificación de los valores que forman el Activo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad.

Grado de disponibilidad. Se debe entender por grado de disponibilidad, a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien.

Mayor grado de disponibilidad. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea más fácil su conversión en dinero efectivo.

Menor grado de disponibilidad. Un bien tiene menor grado de disponibilidad, entando sea menos fácil su conversión en dinero efectivo.

Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos.

Activo circulante

Activo fijo

Activo diferido o cargos diferidos

Activo circulante. Este grupo está formado por todos los bienes y derechos del negocio que están en rotación o en movimiento constante como principal característica la facial conversión en dinero efectivo.

El orden en que deben aparecer las principales cuentas en el Activo circulante, en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad es el siguiente:

Caja

Bancos

Mercarías

Clientes

Documentos por cobrar

Deudores diversos

Caja y Bancos. Deben aparecer en primero y segundo lugar en el activo circúlate, por ser valores disponibles, o sea, valores que no necesitan ninguna conversión para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son.

Caja y Bancos también se puede clasificar en un grupo especial que se conoce con el nombre.

Activo disponible, pues son valores de los que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión.

La cuenta de Mercancías de aparecer después de la de caja y bancos, por ser por ser el activo de más fácil conversión en dinero efectivo, debido que constantemente se están realizando.

La cuenta de clientes debe aparecer el activo circulante, por su fácil conversión en dinero efectivo; esta cuenta es de fácil recuperación, debido a que el negocio da un corto plazo para pagar.

La cuenta de documentos por cobrar debe figurar en el activo circulante, por la fácil conversión de los documentos en dinero efectivo, su valor se recupera rápidamente debido a aquel su vencimiento por lo regular es corto.

Cuando el negocio acostumbra descontar sus documentos, o sea, cobrarlos antes de su vencimiento, mediante un descuento, su conversión es más rápida que la de clientes, por lo que, en atención a su mayor grado de disponibilidad, deben aparecer primero.

La cuenta de deudores diversos también debe figurar en el activo circulante por su fácil conversión el dinero efectivo.

El vencimiento de las cuentas por cobrar-clientes, documentos por cobrar y deudores diversos deben ser aun un plazo no mayor de un año, para poderlas considerar como un activo circulante.

Activo fijo. Este grupo está formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tiene cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propósito de usarlos y no venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, si pueden venderse o cambiarse.

Los principales bienes y derechos que forman el activo fijo son:

Terrenos

Edificios

Mobiliario y equipo de oficina

Equipo de cómputo electrónico

Equipo de entrega o de reparto

Disposición en garantía

Acciones y valores

Las cuentas por cobrar-clientes, documentos por cobrar y deudores diversos- deben considerarse como un activo fijo cuando su vencimiento sea aun plazo mayor de un año o más, a partir de la fecha del balance.

También deben figurar en el activo fijo las acciones, bonos y otros títulos de crédito que el negocio ha adquirido con el objeto de venderlas y tener una rápida conversión el dinero efectivo.

Activo diferido o cargos diferidos. Este grupo está formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por lo que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.

Los principales gastos por anticipado que forman el activo diferido o cargos diferidos, son:

Gastos de instalación

Papelería y útiles

Propaganda y publicidad

Primas de seguros

Rentas pagadas por anticipado

Interese pagados por anticipado.

Los gastos pagados por anticipado se consideran como un activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente.

Los gastos pagados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme trascurre el tiempo. Pagamos, por ejemplo, la compra de papelería y útiles por $100,000.00 que se hizo en el mes de enero; es natural que para el mes de diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado más consumido dicha papelería: o cuando se paga al principio del ejercicio de dos años de renta por anticipado, con valor de $120,000.00 cada uno, es lógico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, ya  que su valor a ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo.

Con los ejemplos anteriores, se puede apreciar que los gastos pagados por anticipado únicamente se deben considerar gasto la parte consumida o utilizada, como en el caso de la papelería y útiles; o la parte devengada, en el supuesto de las rentas pagadas por anticipado.

DENOMINACION Y MOVIMIENTO.

     Para entender mejor en la clasificación en activo y pasivo es necesario conocer los términos especiales con que en contabilidad denominados los valores que contribuyen las propiedades y las obligaciones del comerciante.

     A continuación, se especifican las principales cuentas de activo.

PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO.

     Caja: representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheque y pagares de tarjetas de crédito (Boucher) recibidos, giros bancarios, postales y telégrafos, etc.

      Ahora bien, la cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo.

Caja es cuenta del Activo; porque representa el dinero en efectivo en propiedad del comerciante.

     Bancos: por banco entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hachos e instituciones bancarias.

     Las cuentas de bancos aumentan cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuya cuando se piden cheques contra el banco.

     Bancos es cuenta del activo, porque representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias.

     Mercancías: entendemos todo aquello que es objeto de compra o venta.

     La cuenta de mercancía aumenta cuando nos compran o nos devuelven mercancías: disminuyen cuando se venden o se desvuelven mercancías.

     Mercancía es cuenta del activo, porque representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante, aunque lo es únicamente al principiar y terminar el ejercicio.

     Más adelante se explicará que, durante el ejercicio, es cuenta máxima.

     Clientes: son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, a quienes no exigen especial garantía documental.

     La cuenta de clientes aumenta cada vez que se deban mercancías a crédito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le concede una rebaja.     

     Cliente es cuenta del activo, porque representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

     Documentos por cobrar: entendemos por documentos por cobrar a título de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.

     La cuenta de documento por cobrar aumenta cuando se recibe letras de cambio o pagares a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa cada uno de éstos documentos o cuando se cancelan.

     Documento por cobrar es cuenta del activo; porque representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

     Deudores diversos: son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de ventas de mercancías.

     Cuenta de deudores diversos aumenta cuando cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de ventas de mercancías; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc. Disminuye cuando dichas personas hacen pagos en cuentas o liquidación o devuelven el valor que está a su cargo.

     Deudores diversos es cuenta del activo; porque representa el importe de los adeudos que no sean por ventas de mercancías a crédito que el comerciante tiene derecho de cobrar.

     Las cuentas anteriores son la que, por lo regular, tienen movimiento constante en todo negocio comercial.

     Terrenos. Son los predios que pertenecen a los comerciantes.

     Edificios es cuenta al activo, porque representa al costo de precios de los terrenos que son propiedades del comerciante.

     Edificios. La cuenta de edificios está constituida por las casas propiedad del comerciante.

     Edifico es cuenta del activo, porque representa el costo de los edificios que son propiedades del comerciante.

     Mobiliario y equipo.  Se considera mobiliario y equipo a los escritorios, sillas, mesas, los libreros, mostradores, basculas, vitrinas, las máquinas de oficinas, etc.

     Mobiliario y equipo es cuenta del activo; porque representa el costo de todo mobiliario y equipo propiedad del comerciante.

     Equipo de cómputo electrónico. Son las unidades centrales (CPU), monitores, teclados, impresoras, derives, scanner, plotters, entro otros.

     El equipo de cómputo electrónico es cuenta del activo, porque representa el precio de costo del equipo de cómputo electrónico que es propiedad de la empresa.

     Equipo de entrega o de reparto. Por equipo de entrega o de reparto entendemos todos los vehículos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc.; que se usan en el reparto de las mercancías.

     Equipo de entrega o reparto es cuenta del activo; porque representa el precio de costo del equipo de entrega o de reparto que es propiedad del comerciante.

     Las cuentas de terrenos, edificios, equipo de oficina, equipo de cómputo electrónico y equipo de entrega o reparto tienen un movimiento muy semejante: aumenta cada vez que se compra uno de esos bienes; disminuye cunado se vende o se dan den de baja por inservibles.

     Deposito en garantías. La cuenta de depósito en garantía está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guardan para garantizar valores o servicios que en el negocio va a disfrutar; por ejemplo: el deposito que exige la compañía de luz para proporcionar energía eléctrica; el deposito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etc.

     La cuenta de depósito de garantía aumenta cada vez que se deja o en guarda dinero o valores disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo de contrato o por la cancelación del mismo.

     Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para condicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

     La cuenta de gastos de instalación aumenta por cada uno de los gastos que se hagan para condicionar el lugar; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se valla amortizando por el uso o por el transcurso del tempo.

     Gastos de instalación es cuenta del activo; porque representa el costo de las instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vallan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe considerarse un gasto.

     Papelería y útiles. Constituye la cuenta papelería y útiles los materiales y útiles que se emplean que se emplean en la empresa, los principales son el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, los sobres, bloque de revisiones, talonarios de factura o recibos, libros, registros, las tarjetas, lápices, borradores, las tintas, los secantes, etc.

     Esta cuenta aumenta cada vez que se compren artículos de papelería y útiles de escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vallan utilizados.

     Papelería y útiles es cuenta del activo; porque representa el precio del costo de la papelería y útiles que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se valla utilizando o consumiendo, es la que se debe considerar un gasto.

     Propaganda o publicidad. Por propaganda o publicidad entendemos los medios por cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicios o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, volantes, anuncios en diarios o revistas, en estaciones radio difusoras, y otros vehículos de divulgación.

     La cuenta de propaganda o publicidad aumenta cada vez que se pague por la impresión de los folletos, volantes, por la publicidad en diarios, revistas, radio difusoras, etc. Disminuye por la parte de publicidad o propaganda que se valla utilizando.

     Propagando o publicidad es cuenta del activo, por que presenta el precio del costo de la propaganda o publicidad que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o la parte del servicio que se haya recibido es la parte que se debe considerarse un gasto.

     Primas de seguros. Por primas de seguros entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por lo cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.

Ésta aumenta cada vez que se paje a la compañía aseguradoras primas sobre contados de seguros; disminuye por la parte proporcional de las primas pagadas se hayan disfrutado del servicio.

     Primas de seguros es cuenta del activo; porque representa el importe el importe de las primas del seguro que el comerciante a pagado, por lo cuales tiene el derecho de exigir a la compañía aseguradoras, en caso de algún siniestro, el pago correspondiente de los daños ocasionados. Naturalmente, la parte que dichas primas se haya disfrutado del servicio durante el tiempo trascurrido es la que debe considerarse un gasto.

     Renta pagada por anticipado. Se entiende al importe de una o barias rentas mensuales ya pagadas por adelantado, semestrales o anales, correspondientes al local que ocupa el negocio, que a un no estén bandidas se pagaron anticipadamente. Estos pagos se hacen por estimularlo el centro de arrendamiento o porque así les conviene a los intereses del comerciante.

     La cuenta de rentas pagadas por anticipo aumenta cada vez que el comerciante paga por adelantado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales; disminuye por la parte proporcional que el servicio se haya disfrutado en el trascurso del tiempo.

     Rentas pagadas por anticipado es cuenta del activo; por que presenta el valor de varias rentas que la empresa ha pagado, por las cuales la empresa ha pagado, por lo cual tiene el derecho de ocupar el local el tiempo que se ha paga por anticipado. Naturalmente la parte que de dichas rentas vaya disminuyendo es la que debería irse considerando un gasto.

     Intereses pagados por anticipado. Entendemos por intereses pagados por anticipo los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en aquellos prestamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad original mente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de préstamo la cantidad de $ 200 000.00, de la cual se descuenta $ 75 000.00, por intereses correspondientes a dos años, que el plazo del crédito; como puede bese, dichos intereses equivalen a un pago anticipado.

La cuenta de intereses pagados por anticipado aumenta cada vez que se paguen intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se hayan convertido en gastos.

Interés pagado por anticipo es cuenta del activo; porque representan el importe de los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el fin del plazo que comprende el interés. Naturalmente, la parte que de dichos intereses vallan disminuyendo es la que bebe considerar un gasto.