La contraloría brinda información veraz y
confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno
eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión
empresarial.
¿Qué importancia tiene el control interno dentro
de una empresa?
Dentro de las organizaciones y empresas se
diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos
materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige
que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de
estos recursos empresariales.
El control interno es un proceso que lleva a
cabo la administración de una empresa, y consiste en un conjunto de políticas y
procedimientos establecidos para garantizar la consecución de los objetivos
específicos de la empresa, en los siguientes aspectos básicos: efectividad y
eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros, y
cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones que enmarcan la actuación
administrativa.
El mejor sistema de control interno es el que
no daña las relaciones de la empresa con el cliente y mantiene las relaciones
entre el patrón y el empleado en un nivel de alta dignidad humana.
¿De qué se encarga la contraloría dentro del
proceso de control interno?
Dentro del proceso de administración de una
empresa se tiene que cumplir con los siguientes 4 pasos:
- · Planificación
- · Organización de empresas
- · Economía y dirección
- · Control de gestión
Precisamente el último de los pasos del proceso
administrativo es el campo de acción para la contraloría, que se encargará de
asegurarse de la gestión de los 3 pasos anteriores, los cuales resultan
necesarios en la mayoría de las empresas.
La responsabilidad de la contraloría es brindar
información veraz y confiable a la administración, así que su función es
estratégica porque en la medida en que exista un control interno eficiente, se
dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.
Entre las principales responsabilidades de la
contraloría se pueden destacar las siguientes:
Brindar información financiera: Se trata de
proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la
empresa y su posición mercantil. Su misión es servir de base para la toma de
decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante,
completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y
operativos.
Establecer sistemas y políticas contables: Su
objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de
decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan
ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes
para la planeación de las mismas.
Mantener el control de costos: Es importante
porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse
sea el costo. Por ello, se le debe prestar la atención adecuada para que el
control de costos sea óptimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una
información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa,
para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido
en las operaciones realizadas.
Controlar el capital de trabajo: La gestión de
inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal
inversión de capital de trabajo, así como un elemento importante en el flujo de
efectivo de cualquier empresa. El objetivo principal es encontrar el equilibrio
adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de
trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para
la venta.
Controlar los proyectos de inversión: Para
lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos
de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y
vigilancia efectiva sobre los mismos. Estos controles son básicos para el éxito
del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan
los mercados y los elementos para financiar los proyectos.
Implantar un sistema de control interno: Una de
las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de
salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación
de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la
vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por
todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la
aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y
directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.
Administrar los asuntos fiscales: Uno de los
campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto valor
estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones
fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de
optimizar la carga fiscal.
Proporcionar información financiera a terceros:
Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen
administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los
responsables de las finanzas en una empresa; asimismo, requieren información
financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o
fraudes.
Las mejores prácticas en la contraloría deben
verse desde 4 perspectivas: la tecnología, los procesos, la gente y la
información, y se le debe dar igual importancia a cada uno de estos elementos.
Se debe contar con la tecnología adecuada que soporte las operaciones; los procesos
deben ser sencillos, estandarizados y automatizados; es necesario contar con la
gente apropiada con visión financiera, conocimiento del negocio, con
experiencia y habilidades diferentes, y la información que se produzca debe
servir para la toma de decisiones.
En términos generales, la función del área de contraloría
administra las operaciones y estrategias mencionadas, y como hemos visto, tiene
múltiples responsabilidades y un gran alcance. Asimismo, si una empresa cuenta
con una fuerte participación de su área de contraloría, tendrá una ventaja para
asegurar el logro de sus objetivos.
