Los asientos contables. Contabilidad básico. Que es un asiento

Contabilización con Cuentas de Patrimonio y Ejemplo

Resumen Ventas-Compras- Descuentos- Devoluciones

Manejo básico de cuentas T

Claves del exito para la carrera de contador publico.

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Cómo Realizar un Registro Contable en 5 Pasos

CUENTAS Y CLASIFICACIÓN -ESTADO DE SITUACIÓN Y RESULTADOS

CiCLO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

CONTROLES INTERNOS PARA CAJA Y BANCOS

A continuación mostramos los principales controles internos para el Efectivo en Caja y Bancos:

-Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.

-En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

-Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.

-El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

-La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos del control interno de caja:

-Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

-Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

-Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

-Descubrir malversaciones.

-Localizar errores de caja y bancos.

-Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

-Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.

Control interno de Inversiones

Plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la gerencia”. 

¿Que son las Inversiones?

Son definidas como el grupo que comprende las cuentas que registran las inversiones en:

Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social, se registran por su costo histórico.

Las demás inversiones, como bonos, cédulas, certificados, etc., se contabilizarán por su valor nominal.

Objetivos:

•Verificar la existencia y aplicación de una política de acceso a inversiones.

•Determinar la eficiencia de la política de adquisición de inversiones de la compañía

•Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

•Observar si los abonos en cuenta de las inversiones se registran adecuadamente.

•Revisar que exista un completo análisis del manejo de las inversiones para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias

•Revisar si la información acerca de las inversiones de la compañía, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía.

•Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de inversiones.

•Verificar el conocimiento y cumplimiento del manual de funciones por parte de los empleados. 

CONTROLES INTERNOS DE CUENTAS POR COBRAR e INVENTARIOS

Proceso que comprende las actividades encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a recuperar las, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión.

Objetivos:

Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.

Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

Procedimientos

Políticas de crédito

Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

CONTROLES INTERNOS DE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

Objetivos:

•Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

•Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

•Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya está al alcance de cualquier pequeña empresa.

•Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.

•Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

•Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

•Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarse de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

•Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

•Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

•Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

•Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

•Comprar el inventario en cantidades económicas.

•Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

EL CONTROL INTERNO SOBRE LAS RECAUDACIONES DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Los negocios que venden a crédito reciben efectivo por correo y, por lo tanto, el control interno sobre los cobros es importante. Como se expuso en el capítulo anterior, un elemento significativo del control interno es la separación de las funciones de manejo de efectivo y de contabilidad de efectivo.

La mayoría de las compañías tienen un departamento de crédito, que evalúa las solicitudes de crédito de los clientes. La concesión de crédito requiere de un punto de equilibrio. La compañía no quiere perder las ventas a buenos clientes, pero también busca evitar las cuentas por cobrar que nunca se cobrarán.

Para lograr un buen control interno sobre los cobros de efectivo provenientes de las cuentas por cobrar, el departamento de crédito no debería tener acceso al efectivo. Además, quienes manejan el efectivo no deben estar en una posición que les permita conceder créditos a los clientes. Por ejemplo, si un empleado del departamento de crédito también maneja efectivo, la compañía no tendría una separación de responsabilidades. El empleado podría embolsarse el dinero recibido de un cliente y tal vez clasificar después la cuenta del cliente como incobrable, y la compañía cancelaría la cuenta por cobrar, como se expone en la siguiente sección.

La compañía dejaría de facturarle a ese cliente, y el empleado encubriría su robo. Por tal razón, es importante la separación de funciones.

La presentación de Lineamientos para la toma de decisiones identifica los principales

aspectos en el control y en la administración de las cuentas por cobrar.

CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Aspecto y Acción

 Otorgar crédito únicamente a los clientes que tengan las mayores probabilidades de pagar.

Hacer una verificación de crédito sobre los clientes prospecto.

Separar las funciones de manejo de efectivo, otorgamiento de crédito y contabilidad, para evitar el robo potencial por parte de empleados que manejan el efectivo cobrado a los clientes.

Diseñar el sistema de control interno, de tal modo que se separen las responsabilidades.

Promover la cobranza a los clientes para maximizar el flujo de efectivo.

Mantener una estrecha vigilancia sobre los cobros de los clientes.

LA CUENTA BANCARIA COMO ELEMENTO DE CONROL

El efectivo es el activo más líquido porque es el medio de intercambio. El efectivo es fácil de ocultar y relativamente sencillo de robar. Como resultado, la mayoría de las empresas crean controles específicos para el efectivo.

Poner el efectivo en una cuenta bancaria ayuda a controlar el dinero porque los bancos

tienen prácticas establecidas para la salvaguarda del dinero de los clientes. Los documentos que se usan para controlar una cuenta bancaria incluyen lo siguiente:

•     Registro de firmas
• ·   Comprobante (ficha) de depósitos
• ·   Cheque
• ·   Estado de cuenta bancario
• ·   Conciliación bancaria

Registro de firmas

Los bancos requieren que cada persona autorizada para firmar en una cuenta proporcione un registro de firma, que es un instrumento que muestra la firma autorizada de cada persona. Esto ayuda a proteger contra falsificaciones.

Comprobante de depósito

Los bancos cuentan con formas estándar como los comprobantes de depósito. Después de que el cliente los llena, los comprobantes muestran el monto de cada depósito. Como prueba de la transacción, el cliente mantiene un recibo de depósito.

Cheque

Para pagar en efectivo, el depositante gira un cheque, el cual es un documento escrito y pre numerado que indica al banco que debe pagar una cantidad específica a la parte designada. En un cheque intervienen tres partes:

·       El emisor (librador), quien firma el cheque

·       El beneficiario, a quien se paga el cheque

·       El banco, sobre el cual se gira el cheque

El cheque tiene dos partes, el cheque mismo y el aviso de remesa al pie del documento.

Este anexo opcional indica al beneficiario la razón del pago.

Estado de cuenta bancario

Los bancos envían cada mes estados de cuenta bancarios a los clientes. Un estado de cuenta bancario informa lo que el banco hizo con el efectivo del cliente. Dicho documento muestra los saldos inicial y final de la cuenta, las entradas de efectivo y los pagos efectuados. Con dicho estado se incluye el estado de copias físicas o escaneadas de los cheques cancelados del emisor (o cheques realmente pagados).

Transferencias electrónicas de fondos

Las transferencias electrónicas de fondos (TEF) desplazan el efectivo a través de una comunicación electrónica. Es más barato pagar sin tener que enviar un cheque, por lo que muchas personas pagan su hipoteca, su renta y su seguro por medio de TEF.

Conciliación bancaria

La preparación de una conciliación bancaria se considera un control sobre el efectivo. La conciliación bancaria ajusta, en una fecha específica, las diferencias entre el efectivo declarado en los libros de la compañía y el efectivo de acuerdo con los registros del banco. 

CONTROLES INTERNOS PARA EL COMERCIO ELECTRÓNICO

El comercio electrónico crea sus propios y únicos tipos de riesgos. Los hackers (piratas) informáticos pueden llegar a tener acceso a información confidencial, como los números de cuenta y las claves de acceso, o quizás introducir virus de computadoras.

Números de cuenta o claves de acceso robados

Suponga que usted compra algunos CD de Greg’s Groovy Tunes en una tienda en línea. Para hacer la compra, usted debe crear una cuenta digital con una clave de acceso para el sitio Web. Cuando usted realiza su compra, el número de su tarjeta de crédito debe viajar a través de Internet, y ello lo expone a riesgos, tanto con la información de su cuenta como con sus claves de acceso. De manera adicional, las redes inalámbricas (Wi-Fi) están creando nuevos peligros para la seguridad.

Por ejemplo, el 6 de diciembre de 2007, la Universidad de Michigan-Flint reportó que

varios de sus servidores habían sido “violados”, exponiendo con ello potencialmente la información confidencial de los estudiantes, lo cual a la vez podría conducir al robo de las identidades personales.

Virus de computadoras y troyanos

Un virus de computadora es un programa malintencionado que a) ingresa al código de un programa sin consentimiento y b) realiza acciones destructivas. Un virus troyano se oculta en el interior de un programa legítimo y funciona como un virus. Ambos pueden destruir o alterar datos, realizar cálculos falsos e infectar archivos. La mayoría de las empresas han encontrado virus en sus sistemas en algún momento.

Suponga que un individuo ingresa un virus en las computadoras de su escuela y cambia

todas las calificaciones de los estudiantes durante un semestre. Este tipo de virus o troyanos podría alterar no sólo una calificación, sino también la reputación de una escuela, por decir lo menos.

Expediciones de robo de información

Los ladrones también roban mediante la creación de sitios Web falsos, como AOL4Free.com.

Este sitio Web tan conocido atrae a una gran cantidad de visitantes, y los ladrones obtienen números de cuenta y claves de acceso de personas incautas que usan este sitio apócrifo. Posteriormente usan esos datos para fines ilícitos.

Medidas de seguridad

Para tratar los riesgos que representa el comercio electrónico, las compañías han diseñado diversas medidas de seguridad, incluyendo las codificaciones y las barreras de seguridad (firewalls).

El servidor que mantiene información confidencial quizá no sea seguro. Una técnica para proteger los datos de los clientes es la codificación, la cual reordena los mensajes usando un proceso matemático. El mensaje codificado no puede ser leído por quienes no conocen el código. Un ejemplo contable usa una prueba de suma de dígitos para las cifras contables. En cada número de cuenta, el último dígito es igual a la suma de los dígitos anteriores. Por ejemplo, considere el cliente número 2237, donde 2 + 2 + 3 = 7. Cualquier número de cuenta que no pase esta verificación desencadena un mensaje de error. Otra técnica para proteger los datos son las barreras de seguridad, las cuales limitan el acceso a una red local. Los miembros pueden tener acceso a la red, pero no quienes no sean miembros. Generalmente existen varias barreras de seguridad dentro del sistema. Piense en una fortaleza que tiene múltiples paredes para proteger la cámara del rey, que se encuentra en el centro. En el punto de entrada, se usan las claves de acceso, los NIP (números de identificación personal) y las firmas. Más adentro de la red se usan barreras de seguridad más complejas. Empieza con la barrera de seguridad tres y se desplaza hacia el centro.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Una responsabilidad fundamental de un administrador de empresas es controlar las operaciones.

Los propietarios fijan las metas, contratan a los gerentes para que dirijan las acciones y reclutan a empleados para que lleven a cabo los planes del negocio. El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correlativas diseñadas para:

1. Salvaguardar los activos. Una compañía debe proteger sus activos; de lo contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.

2. Motivar a los empleados para que sigan las políticas de la compañía. En una organización, todo el mundo necesita trabajar hacia las mismas metas.

Es importante que la empresa identifique las políticas que ayuden a alcanzar las metas de la compañía. Estas políticas también son importantes para la empresa, de tal modo que todos los clientes sean tratados de una forma similar, y de que los resultados se midan con eficacia.

3. Promover la eficiencia operativa. Las empresas no pueden darse el gusto de desperdiciar recursos. Si en la misma trabajan duramente buscando ventas y no

quieren desperdiciar ninguno de los beneficios y se puede comprar un DVD

de capacitación específico en $3, ¿por qué pagar $4? Se deben reducir los gastos para aumentar las utilidades de la empresa.

4. Asegurar registros contables exactos y confiables. La existencia de buenos registros resulta esencial. Sin registros confiables, los administradores no sabrían qué parte de la empresa es rentable y cuál necesita mejoría. La empresa podría estar perdiendo dinero en cada DVD vendido sin darse cuenta de ello —a menos de que mantenga buenos registros para el costo de sus productos.

Los componentes del control interno.

Una empresa puede lograr sus objetivos de control interno mediante la aplicación de cinco componentes.

·         Supervisión de controles

·         Sistema de información

·         Procedimientos de control

·         Ambiente de control

·         Evaluación del riesgo

Supervisión de controles

Las compañías contratan auditores para que vigilen sus controles. Los auditores internos son empleados de la empresa, quienes aseguran que los trabajadores de la compañía sigan las políticas del negocio y que las operaciones se realicen con eficacia. Estos auditores internos también determinan si la empresa está cumpliendo los requisitos legales que regulan los controles internos para Salvaguardar los activos. Los auditores externos son contadores externos completamente independientes de la compañía. Evalúan los controles para asegurarse de que los estados financieros se presenten —razonablemente— de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y sugieren mejoras para ayudar a la empresa.

Sistema de información

Como hemos visto, el sistema de información es fundamental. Los tomadores de decisiones necesitan información precisa para dar un seguimiento a los activos, así como para medir las utilidades y las pérdidas.

Procedimientos de control

Éstos son aquellos procedimientos que se diseñan para asegurarse de que se logren las metas de la empresa. La siguiente sección expone los procedimientos de control interno.

Ambiente de control

El ambiente de control es el “tono en la cima” de la empresa. Empieza con el propietario o con el director general y con la alta gerencia. Ellos deben comportarse de una forma honesta para dar el buen ejemplo a los empleados de la compañía. Cada uno de ellos debe demostrar la importancia de los controles internos, si espera que los empleados tomen los controles con seriedad.

Evaluación del riesgo

Una compañía debe identificar sus riesgos. Por ejemplo, Kraft Foods se enfrenta al riesgo de que sus productos alimenticios dañen a la gente; los aviones de American Airlines pueden estrellarse; y Sony se enfrenta a los riesgos de una transgresión a los derechos de autor. Todas las empresas se enfrentan al riesgo de quiebra. Los negocios que se enfrentan a dificultades se sienten tentados a falsificar los estados financieros para verse mejor de lo que realmente están.

Procedimientos de control interno.

Personal competente, confiable y con ética

Los empleados deberían ser competentes, confiables y tener ética. El hecho de pagar buenos salarios atraerá a empleados de alta calidad. Los empleados también tienen que capacitarse para hacer bien su trabajo y sus labores deben ser supervisadas adecuadamente.

Asignación de responsabilidades

En una empresa con buenos controles internos, ninguna tarea de importancia se pasa por alto. Cada empleado tiene ciertas responsabilidades. En Smart Touch, Sheena Bright es el presidente. Suponga que ella se encarga de girar los cheques para controlar los pagos de efectivo. Ella permite que Andrew, su hermano, lleve la contabilidad. En una compañía grande, la persona a cargo de girar los cheques es el tesorero. El director de contabilidad recibe el nombre de contralor. Las responsabilidades claramente asignadas crean un compromiso hacia el trabajo, asegurando con ello que se realicen todas las tareas de importancia.

Separación de responsabilidades

Una administración inteligente divide las funciones entre dos o más personas. La separación de responsabilidades limita el fraude y promueve la exactitud de los registros contables. La separación de responsabilidades se divide en dos partes:

1. Separación entre las operaciones y la contabilidad. La contabilidad debe estar completamente separada de los departamentos operativos, como producción y ventas. ¿Qué sucedería

si el personal de ventas registrara los ingresos de la compañía? Las cifras de ventas

podrían inflarse y, posteriormente, la alta gerencia no sabría la cantidad que realmente

vendió la compañía. Ésta es la causa por la cual se debería separar la contabilidad de las

tareas del área de ventas.

2. Separación entre la custodia de los activos y la contabilidad. Los contadores no tienen que manejar efectivo, en tanto que los cajeros no deben tener acceso a los registros contables.

Si un empleado tiene ambos deberes, esa persona tal vez robe dinero y oculte el hurto en los registros contables. El tesorero de una compañía maneja efectivo, y el contralor contabiliza ese efectivo. Ninguna persona tiene ambas responsabilidades.

Auditorias

Para evaluar sus registros contables, la mayoría de las empresas realizan auditorias. Una auditoria es un examen de los estados financieros y del sistema contable de una compañía. Para evaluar el sistema contable, los auditores deben examinar los controles internos.

Documentos

Los documentos brindan los detalles de las transacciones de negocios. Los documentos incluyen las facturas y los pedidos por fax. Los documentos tienen que estar pre numerados para prevenir el hurto y la ineficiencia. Un vacío en la secuencia numerada llamaría la atención.

Por ejemplo, en el caso de Sherman Lawn Service, un documento clave es la factura del

cliente. El administrador puede comparar las ventas totales en las facturas, contra el monto de efectivo recibido y depositado en el banco.

Dispositivos electrónicos

Los sistemas contables se basan cada vez menos en documentos impresos (en papel), y cada vez más en documentos electrónicos y dispositivos de almacenamiento digital. Por ejemplo, los minoristas como Target y Macy's controlan el inventario mediante la colocación de un sensor electrónico en la mercancía. Al pagarse ésta, el cajero debe quitar el sensor. Si un cliente intenta salir de la tienda con el sensor puesto, suena una alarma. De acuerdo con Checkpoint Systems, estos dispositivos reducen el robo hasta en un 50%.

Otros controles

Los otros tipos de controles que hay son tan variados como los tipos de negocios que existen.

La clave de los controles es que el costo de éstos no debería exceder el beneficio (ahorro) que resulte del establecimiento de ese control. Algunos ejemplos de otros controles comunes son:

● Bóvedas a prueba de incendios para almacenar documentos importantes

● Alarmas contra robo, alarmas contra incendio y cámaras de seguridad

● Capacitación de los empleados de la compañía por especialistas en prevención de pérdidas, para aprender a detectar actividades sospechosas.

Como otro control, hay garantías de fidelidad para los empleados que manejan efectivo.

Esas garantías son una póliza de seguros que reembolsará a la compañía cualesquiera pérdidas debidas a robos de los empleados. Las vacaciones obligatorias y la rotación de puestos mejoran el control interno. Estos controles también aumentan la motivación al brindar a los empleados una amplia perspectiva de la empresa.

Como acabamos de ver existe una infinidad de controles para ser aplicados a las operaciones de las empresas, cada control se utiliza dependiendo de la necesidad del caso en cuestión. Es posible que un control aplicado en una empresa no funcione a la perfección en otra similar, cada empresa es única por distintas causas, de esa misma forma, loa controles son únicos en cada una de ellas. Las circunstancias determinan el tipo de control que se debe aplicar en una situación dada.

DIFERENCIAS ENTRE LAS FUNCIONES DEL CONTRALOR Y EL AUDITOR INTERNO.

Difieren en muchos aspectos, como por ejemplo los agentes protagonistas, los momentos de intervención y, en definitiva, la misión y las funciones del puesto.

Actividades diferentes

• El contralor supervisa las tareas que forman parte de la propia operativa de la organización, en base a los procesos y procedimientos establecidos, para asegurar la consecución de los objetivos empresariales.
• El auditor evalúa, como una actividad independiente y objetiva, dichos procesos y procedimientos para mejorar la gestión de la empresa.

Objetivos diferentes

• El contralor busca las posibles tendencias relativas al uso eficiente de recursos, así como gestionar de forma eficaz la información contable, sin olvidar el cumplimiento de los procedimientos, políticas y normas internas.
• El auditor interno, por su parte, evalúa de forma objetiva el estado financiero y de riesgos de la empresa en un momento dado, aportando información acerca de los puntos fuertes y posibles mejoras para el futuro.

Momentos diferentes

• El contralor realiza las tareas de control interno, anteriores al trabajo del auditor interno.
• El auditor lleva a cabo una tarea que se considera una parte más del proceso de control interno: busca mejorar, de forma continua, la función del contralor.

Periodicidad diferente

• El contralor lleva a cabo un trabajo continuo de análisis de riesgos dentro de la organización, como parte de la propia operativa de la misma.
• El auditor interno realiza una evaluación puntual y periódica, a posteriori y como consecuencia de las tareas llevadas a cabo por el contralor.

Conclusiones diferentes

• El contralor aporta una información que siempre debe entenderse como razonable y fiable, nunca absoluta.
• El auditor facilita a la Dirección información más taxativa y categórica, fruto del examen exhaustivo del trabajo realizado por el contralor.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA CONTTRALORIA

La contraloría surgió de la necesidad de coordinar y dirigir las labores de los distintos departamentos del Área Financiera. El termino CONTRALOR se deriva de la palabra inglesa CONTROLLER y comenzó a generalizarse en los Estados Unidos en la década de 1900 1910. El cargo de CONTROLLER es una evolución del Jefe de Oficina. El Jefe de Oficina era el funcionario que tenía a su cargo la dirección de todas las labores de apoyo administrativo. Incluía las labores que se segregan en departamentos tan difíciles como Ventas, Compras, Gerencia Administrativa, Contraloría, Gerencia Financiera, Tesorería, etc.

Con el desarrollo de las empresas y la distribución y especialización del trabajo, se fueron ampliando sus estructuras organizativas, y al jefe de oficina se le fueron segregando aquellas funciones que requerían de personal especializado y que revestían importancia para la empresa.

En este sentido se segregaron inicialmente las funciones de ventas y de servicios administrativos, creándose la Gerencia o Departamento de Ventas y el Departamento Administrativo con sus respectivas dependencias.

En esta fase del desarrollo de la especialización del trabajo, todas las labores de carácter financiero quedan en manos del jefe de oficina, al que comienza a llamarse CONTRALOR, posteriormente al CONTRALOR se le segregaron otras funciones administrativas y las operacionales del Área Financiera, así se desagregan las funciones de Compras, Cobros, Pago, creándose los departamentos de Compras, Tesorería y Gerencia Financiera.

Además de las funciones antes señaladas, al Contralor se le asignaban las siguientes:

§  Secretario y Subsecretario del Consejo de Administración

§  Como Vicepresidente

§  Como Tesorero y Sub-tesorero

§  Como miembro del Consejo de Administración

§  Como miembro del Comité Financiero

§  Como miembro del Comité Ejecutivo

Estas funciones adicionales que se les asignaban para la década de 1930 en los Estados Unidos a los Contralores, correspondían a compañías cuyo capital excedía los US$10 millones.

Períodos de evaluación de la Contraloría

Aunque no están claramente diferenciadas, podemos afirmar que la Contraloría ha pasado por varias etapas o fases de desarrollo como exponemos a continuación:

Primera etapa: Corresponde a los orígenes de la Contraloría, cuando este funcionario primero con la denominación de Box Office y posteriormente de Controlar, concentra todas las funciones que debían realizarse en la oficina. En esta etapa existía el administrador o propietario y separadamente funcionaban el taller o fabrica y la oficina.

Esta etapa, aunque es la más larga porque abarca el periodo que va desde el desarrollo del mercantilismo y la artesanía en Europa hasta la introducción de la división y especialización del trabajo, es la menos definida, puesto que la evolución hacia formas definidas de cargo y funciones como la de Tesorero, Jefe de Personal, Auditor, etc.

Esta primera etapa de desarrollo de la contraloría se caracteriza porque concentra funciones operativas, administrativas y financieras.

Segunda etapa: Como consecuencia de la división y especialización del trabajo, en esta etapa se segregan las funciones operativas generales: ventas, compras, y las administrativas: personal, mayordomía, correspondencia, etc.

Es importante señalar que la evolución no ha sido uniforme y que la segregación a que hacemos referencias en términos generales. Aun en la actualidad se pueden encontrar casos de empresas en las cuales la oficina de Contraloría tenga funciones operativas y administrativas, como son los casos de compras generales y compras y suministro de oficinas.

En esta etapa, aunque existe el cargo de Tesorero, el mismo no está bien definido y la Contraloría conserva funciones operativas del área financiera. Esta etapa corresponde a la postrimería del siglo pasado e inicio del presente.

Tercera etapa: en esta tercera etapa, que es la que predomina hoy día, la Contraloría define su función como órgano esencialmente de control y se le segregan las funciones operativas del área financiera, las cuales se le asignan a la Tesorería o Gerencia Financiera.

En esta fase de la evolución de la Contraloría ésta concentra lo que son órganos de control e información y cobran mayor difusión los criterios relativos a la Contraloría asesora y a la Contraloría de línea.

Se plantea que la Contraloría sea exclusivamente para asesorar a nivel del Consejo Directivo del órgano deliberativo encargado de trazar las normas y políticas operativas.

Otros plantean que funciones como pre intervención y programación financiera deben estar bajo la Gerencia Financiera y que la Contraloría conserve el control de la ejecución presupuestaria y la fiscalización de las operaciones.

Conceptos de contraloría

La Contraloría como órgano con funciones específicas dentro de la empresa aún se encuentra en evolución, por lo que no se puede dar una definición totalmente acabada o precisa; no obstante, a la altura de su evolución y conforme a los deberes que se le asignan en la actualidad, se pueden dar las siguientes definiciones:

La Contraloría es el órgano que se encarga de coordinar y dirigir las labores de los distintos departamentos de control del Área Financiera.

También es la rama de la contabilidad que se encarga de la programación y sistematización para el control de las operaciones.

La Contraloría es la actividad de programar, procesar, controlar, analizar y evaluar las operaciones financieras.

Funciones de la Contraloría

A continuación, presentamos una relación de las funciones de la Contraloría extraída del libro Contraloría Practica de Anderson y Smith.

Deberes del Contralor, conforme han sido definidos por el Instituto de Contralores de Norteamérica:

1. La puesta en práctica y la supervisión de todos los registros en la contabilidad de la empresa.

2. Preparación e interpretación de los estados y los informes financieros de la empresa.

3. Auditoria continúa de todas las cuentas y todos los registros de la empresa dondequiera que tengan lugar.

4. Compilar los costos de producción.

5. Compilar los costos de distribución.

6. Preparar y calcular los costos de todos los inventarios físicos.

7. Preparar y archivar las declaraciones fiscales y supervisar todas las cuestiones relacionadas con los impuestos.

8. Preparar e interpretar todos los requisitos e informes estadísticos de la empresa.

9. Como director de presupuestos, preparar una reunión de otros funcionarios y jefes de departamentos, presupuesto anua que abarque todas las actividades de la empresa para presentarlo al Consejo de Administración antes del comienzo del año fiscal. Las facultades del Contralor en lo que respecta al veto de los compromisos o los gastos no autorizados del presupuesto, los fijara, de tiempo en tiempo, el Consejo de Administración.

10. Iniciar, preparar y publicar normas relacionadas con todas las materias y todos los procedimientos de contabilidad, y la coordinación de los sistemas de todas las empresas, incluidos los métodos administrativos y de oficina, registros, informes y procedimientos.

11. Mantener registros adecuados de las asignaciones autorizadas y comprobar que todas las sumas gastadas se contabilizan correctamente.

12. Comprobar corrientemente que los bienes de la empresa están asegurados en forma debida y adecuada.

13. Comprobar corrientemente que las transacciones financieras incluidas en las actas del Consejo de Administración y/o del Comité Ejecutivo son ejecutadas y registradas con exactitud.

14. Mantener registros adecuados de todos los contratos de arredramiento.

15. Dar la aprobación para su pago (o el refrendo) de todos los cheques, pagares y otros documentos negociables de la empresa que hayan sido firmados por el Tesorero o por los funcionarios autorizados para ello por los reglamentos de la empresa, o que hayan sido designados de tiempo en tiempo por el Consejo de Administración.

16. Examen de todos los justificantes para retirar valores de las cajas de la empresa y la comprobación de que esas extracciones se hacen de acuerdo con los reglamentos o las regulaciones establecidas de cuando en cuando por el Consejo de Administración.

17. Preparación o aprobación de las disposiciones o las prácticas normales, necesarias para garantizar el cumplimiento de las órdenes o las disposiciones dictadas por los organismos oficiales debidamente constituidos.

Tipos de Contralor

• Contralor Administrativo o Lineal
• Contralor Asesor o de Staff

El Contralor Lineal es aquel que está unido a la administración por línea de mando o de jerarquía; está inserto dentro del organigrama con varios departamentos a su cargo, a los cuales les da órdenes y de los cuales recibe informaciones.

Las funciones básicas del Contralor Administrativo son de Control e Información. Sus responsabilidades le exigen una labor de vigilancia y revisión continua.

El Contralor Asesor está unido a la administración por línea de asesoría; no tiene autoridad lineal ni poder de decisión dentro de la empresa.

Sus funciones son de programación financiera y asesoría a la administración en problemas relacionados con el Área Financiera. No tiene departamentos bajo su dependencia. Sus recomendaciones las hace a través de la administración y por esta misma vía recibe los informes.

Características en el Contralor

Las características son innatas y deben desarrollarse con la práctica, educación y perfeccionamiento de las mismas. Entre las que requiere el Contralor señalaremos las siguientes:

1. Iniciativa
2. Previsión
3. Intuición
4. Relaciones humanas
5. Don de mando
6. Don de gente
7. Habilidad para interpretar datos financieros, económicos y estadísticos
8. Habilidad para expresar ideas orales y escritas
9. Visión de los negocios