CiCLO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

CONTROLES INTERNOS PARA CAJA Y BANCOS

A continuación mostramos los principales controles internos para el Efectivo en Caja y Bancos:

-Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.

-En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

-Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.

-El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

-La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos del control interno de caja:

-Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

-Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

-Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

-Descubrir malversaciones.

-Localizar errores de caja y bancos.

-Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

-Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.

Control interno de Inversiones

Plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la gerencia”. 

¿Que son las Inversiones?

Son definidas como el grupo que comprende las cuentas que registran las inversiones en:

Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social, se registran por su costo histórico.

Las demás inversiones, como bonos, cédulas, certificados, etc., se contabilizarán por su valor nominal.

Objetivos:

•Verificar la existencia y aplicación de una política de acceso a inversiones.

•Determinar la eficiencia de la política de adquisición de inversiones de la compañía

•Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

•Observar si los abonos en cuenta de las inversiones se registran adecuadamente.

•Revisar que exista un completo análisis del manejo de las inversiones para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias

•Revisar si la información acerca de las inversiones de la compañía, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía.

•Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de inversiones.

•Verificar el conocimiento y cumplimiento del manual de funciones por parte de los empleados. 

CONTROLES INTERNOS DE CUENTAS POR COBRAR e INVENTARIOS

Proceso que comprende las actividades encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a recuperar las, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión.

Objetivos:

Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.

Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

Procedimientos

Políticas de crédito

Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

CONTROLES INTERNOS DE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

Objetivos:

•Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

•Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

•Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya está al alcance de cualquier pequeña empresa.

•Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.

•Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

•Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

•Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarse de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

•Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

•Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

•Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

•Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

•Comprar el inventario en cantidades económicas.

•Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.